Kljub širjenju spletnih komunikacijskih metod je e-pošta še vedno najbolj priljubljena, s skoraj 300 milijardami e-poštnih sporočil, poslanih vsak dan v letu 2019. Ne glede na to, ali ste šele začeli uporabljati e-pošto ali jo uporabljate že desetletja, poskrbite, da upoštevajte pravila e-poštnega bontona.
Preglejte svoje sporočilo, preden ga pošljete
Ko vnesete naslove svojih prejemnikov, ustvarite ustrezno vrstico z zadevo, napišete svoje sporočilo in priložite nekaj spremnih dokumentov, se vrnite nazaj in se prepričajte, da ste vse naredili pravilno:
- Preglejte sporočilo. Je kaj nejasnega? Ali obstajajo slovnične ali tipkarske napake? Ste povedali vse, kar ste želeli povedati?
- Preverite svoje vire. Bi povezava do zunanjega vira pojasnila vaš pomen? Ali bi povezava vašemu prejemniku pomagala hitro najti spletno stran?
- Poglejte imena prejemnikov. Ste pozabili pomembno osebo, ki mora videti sporočilo? Ste dodali nekoga, ki ne bi smel videti sporočila?
- Poglejte svoj naslov. Če jih imate več kot enega, se prepričajte, da pošljete sporočilo z najprimernejšega za namen sporočila.
- Določite prioriteto sporočila. Ali je treba sporočilo označiti kot pomembno?
- Dodajte spremne dokumente. Ste pozabili priloge?
Ne odgovarjaj vedno vsem
Vedeti morate, kdaj in kdaj ne odgovoriti vsem na skupinska e-poštna sporočila. Če morajo vsi v izvirnem e-poštnem sporočilu (tistem, na katerega odgovarjate) vedeti, kaj imate povedati, uporabite Odgovori vsem.
Na primer, oseba A pošlje e-pošto vam in osebi B, da pripravita ideje o tem, kako v podjetju proslaviti 10-letnico vašega šefa. Vaš odgovor je pomemben za osebo A in osebo B, zato uporabite Odgovori vsem, da odgovorite obema.
Če nekdo pošlje povabilo na zabavo po e-pošti vam in 20 drugim prijateljem, vaš odgovor ni pomemben za druge prejemnike pošte, zato uporabite Odgovor za pošiljanje odgovora samo prvotnemu pošiljatelju.
Pišite učinkovite zadeve
Ključ do pisanja dobre zadeve e-pošte je zagotoviti, da na kratko zajame bistvo vašega sporočila. Tukaj je nekaj primerov:
- Prodajni sestanek spremenjen na 3:00
- Povabilo za zabavo za noč čarovnic
- Revizije besedila spletne strani
- 20 najboljših videoposnetkov tega tedna
- Podrobnosti o vašem novem članstvu
- Potrditev vašega termina
- Prošnja za prostovoljce dogodka zbiranja sredstev
Če želite, da bodo zadeve učinkovitejše, vključite dejanje, za katerega želite, da ga prejemniki izvedejo, na primer:
- Povabilo na zabavo za noč čarovnic - odgovorite do 11. maja
- Revizije besedila spletne strani - potrebna odobritev do torka
Spodnja vrstica
Ko posredujete e-poštno sporočilo od nekoga drugega, novemu prejemniku razložite, zakaj to počnete in kakšne koristi pričakujete od tega. Na primer, recimo, da vam stranka, Jay, pošlje vprašanje, vi pa ne poznate odgovora. Posredujte sporočilo svoji kolegici Sari z opombo: "Sara, Jay želi izvedeti postopek za prijavo v naš portal iz svoje mobilne naprave. Glej spodaj za podrobnosti. Ali lahko pomagaš?"
Pojasnite, zakaj ste CC
Če nekomu pošljete kopijo e-poštnega sporočila, razložite primarnemu prejemniku, da to počnete in zakaj. Na primer, recimo, da se Jenna želi pridružiti vašemu knjižnemu klubu in ji pošiljate informacije o tem. Vodji knjižnega kluba Ann bi poslali kopijo in napisali Jenni: »Pošiljam kopijo naši vodji Ann, da bo lahko videla, kaj vam pošiljam, in izpolnila vse, kar sem morda izpustil. Ko uporabite ta postopek, Ann tudi ve, zakaj prejme kopijo sporočila.
Spodnja vrstica
E-poštna sporočila se lahko izgubijo v pošti ali v filtru za vsiljeno pošto. Iz vljudnosti, zlasti pri pomembnih sporočilih (kot so tista s priponkami ali v zvezi z roki), napišite kratko opombo, da pošiljatelju sporočite, da je njegovo e-poštno sporočilo prejelo. Na primer, če vam šef pošlje nov projekt za delo, odgovorite z: "Razumem, jutri začnem."
Zmerno uporabljajte kratice
Ne poznajo vsi vseh akronimov, zato jih uporabite čim manj in le, če ste prepričani, da prejemnik ve, kaj pomenijo. Obstaja več akronimov, ki se pogosto uporabljajo v poslovni e-poštni korespondenci. Tukaj je nekaj:
- ASAP: Čim prej
- BTW: Mimogrede
- EOD: Konec dneva
- EOM: Konec sporočila (običajno se uporablja v vrstici z zadevo, da označi, da ni telesa e-pošte, ki bi mu sledilo)
- EOW: konec tedna
- FYI: Za vašo informacijo
- IMO: Po mojem mnenju
- OOO: Odsoten
- Y/N: Da ali Ne
Spodnja vrstica
Ker v e-pošti ne dobite konteksta obrazne mimike in tona glasu, to ni dober medij za izražanje sarkazma ali humorja, zlasti pri prejemnikih, ki jih ne poznate dobro. Izrazite svoje sporočilo preprosto in naravnost, vsaj dokler prejemnika ne spoznate bolje. Če si res ne morete pomagati, vključite nasmejan ali smejoč emotikon, da pokažete, da se hecate.
Izberite ustrezen konec
Včasih je težko vedeti, kako končati e-poštno sporočilo. Tukaj je nekaj predlogov glede na situacijo:
- Hvala ali Najlepša hvala: Če prosite za uslugo.
- Love ali Hugs: Če je prejemnik prijatelj ali družinski član.
- Na zdravje ali Najboljše: Če je prejemnik naključni znanec.
- Lep pozdrav: Če je vaše sporočilo formalno.
- Lep pozdrav ali Lep pozdrav: Če želite ohraniti uradni poslovni ton.
