Ustvarjanje nadzorne plošče Microsoft Excel vključuje črpanje informacij iz več virov, tako da si lahko te podatke ogledate na enem mestu. Excel ponuja različne načine za to, zaradi česar je eno najmočnejših orodij za poročanje na nadzorni plošči, ki jih lahko uporabite.
Informacije v tej vadnici veljajo za Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 in Excel za Mac.
Kaj je Excelova nadzorna plošča?
Nadzorna plošča s podatki je orodje, ki vam pomaga vizualno spremljati in analizirati meritve, ki so za vas najpomembnejše. Nadzorno ploščo lahko uporabite za spremljanje uspešnosti poslovanja, učinkovitosti proizvodnega procesa ali uspešnosti osebja v vašem prodajnem oddelku.
Ne glede na to, kako uporabljate nadzorno ploščo, je koncept vedno enak: preglednice v ozadju črpajo podatke iz datotek, storitev ali povezav API-jev z zbirkami podatkov in drugimi viri. Glavni list prikazuje podatke iz teh več listov na enem mestu, kjer si lahko vse ogledate na prvi pogled.
Tipični elementi podatkovne nadzorne plošče v Excelu vključujejo:
- Lestvice
- Grafi
- merilniki
- Zemljevidi
Ustvarite lahko dve vrsti nadzornih plošč. Za poročanje na nadzorni plošči lahko ustvarite statično nadzorno ploščo iz podatkov v drugih listih, ki jih lahko nekomu pošljete v poročilu Word ali PowerPoint. dinamična nadzorna plošča je tista, ki si jo ljudje lahko ogledajo znotraj Excela in se posodobi vsakič, ko so posodobljeni podatki na drugih listih.
Prenos podatkov na Excelovo nadzorno ploščo
Prva faza ustvarjanja Excelove nadzorne plošče je uvoz podatkov v preglednice iz različnih virov.
Možni viri za uvoz podatkov v Excel vključujejo:
- Druge datoteke Excelovih delovnih zvezkov
- Besedilne datoteke, datoteke CSV, XML ali JSON
- podatkovna baza SQL
- Microsoft Access
- Azure Data Explorer
- Facebook in druge spletne strani
- Katera koli druga zbirka podatkov, ki podpira ODBC ali OLEDB
- Spletni viri (vsa spletna mesta, ki vsebujejo tabele s podatki)
S toliko potencialnimi viri podatkov je možnost, katere podatke lahko vnesete v Excel za ustvarjanje uporabnih nadzornih plošč, neomejena.
Če želite vnesti vir podatkov:
-
Odprite prazen Excelov delovni list. Izberite meni Podatki in v spustnem meniju Pridobi podatke izberite želeno vrsto podatkov in nato izberite vir podatkov.
Image -
Prebrskajte do datoteke ali drugega vira podatkov, ki ga želite uvoziti, in ga izberite. Izberite Uvoz.
Image -
Odvisno od vrste podatkovnega vira, ki ga izberete, boste videli različna pogovorna okna za pretvorbo podatkov v format Excelove preglednice.
Image -
List bo zapolnjen z vsemi podatki iz zunanje datoteke ali zbirke podatkov.
Image -
Če želite osvežiti podatke, tako da bodo redno nalagali vse spremembe, narejene v zunanjem viru podatkov, izberite ikono Osveži na desni strani Poizvedbe & Podokno Connections.
Image -
Izberite tri pike poleg povezave EDIT na dnu okna za osvežitev in izberite Properties.
Image -
Konfigurirajte podatke za osveževanje iz podatkovnega vira v rednih intervalih, tako da nastavite Osveži vsakih xx minut na poljubni interval, v katerem želite posodobiti podatke.
Osveževanje podatkov iz zunanjih virov je koristno, vendar lahko porabi čas procesorja, če nastavite hitrost osveževanja prepogosto. Izberite hitrost osveževanja, pri kateri se podatki posodabljajo približno tako pogosto, kot se spreminjajo pri izvoru, vendar ne tako pogosto, da bi vsakič samo kopirali iste podatke.
Image - Ponavljajte zgornji postopek v novih, ločenih delovnih listih, dokler ne uvozite vseh podatkov, ki jih želite uporabiti na novi nadzorni plošči.
- Končno ustvarite nov delovni list, ga postavite kot prvi delovni list v delovnem zvezku in ga preimenujte Nadzorna plošča.
Kako ustvariti Excelovo nadzorno ploščo
Zdaj, ko imate vse podatke, ki jih potrebujete, v Excelovem delovnem zvezku in se vsi ti podatki samodejno osvežujejo, je čas, da ustvarite svojo Excelovo nadzorno ploščo v realnem času.
Spodnji primer nadzorne plošče bo uporabljal vremenske podatke s spletnih mest po vsem internetu.
Včasih, ko uvozite podatke iz zunanjih virov, ne morete prikazati grafikona uvoženih podatkov. Popravek za to je ustvariti novo preglednico in v vsako celico vnesti =convert(in izbrati podatke iz uvožene preglednice. Za parametre enote preprosto izberite iste parametre kot prej Izpolnite celoten list z isto funkcijo, tako da se vsi podatki prekopirajo na nov list in pretvorijo v številke, ki jih lahko uporabite v različnih grafikonih, ki jih boste ustvarili za svojo nadzorno ploščo.
-
Ustvarite palični grafikon za prikaz ene točke podatkov. Če želite na primer prikazati trenutno relativno vlažnost (od 0 do 100 odstotkov), bi ustvarili palični grafikon z 0 odstotki kot najnižjo točko in 100 odstotki kot najvišjo točko. Najprej izberite meni Insert in nato izberite stolpčni grafikon 2D Clustered Column.
Image -
V meniju Chart Design v skupini Data izberite Select Data.
Image -
V oknu Izberi vir podatkov, ki se pojavi, kliknite polje Obseg podatkov grafikona in nato izberite celico v podatkih preglednico, ki bi jo radi prikazali s tem paličnim grafom.
Image -
Spremenite naslov grafikona, da se bo ujemal s podatki, ki jih prikazujete. Posodobite meje osi tako, da bodo od 0 do 100 odstotkov. Nato premaknite grafikon na območje pomišljaja, kjer ga želite prikazati.
Image -
Ponovite iste zgornje korake, da ustvarite palične grafikone za vse druge posamezne podatkovne točke, ki jih želite prikazati. Naj bo obseg osi najmanjši in največji za te meritve. Na primer, dober razpon zračnega tlaka bi bil od 28 do 32.
Izbira pravega obsega podatkov je pomembna, ker če uporabljate samo privzeto, je lahko merilo preveliko za podatke, zaradi česar so palični grafikoni večinoma prazni. Namesto tega ohranite najnižji in najvišji konec lestvice osi le nekoliko nižje in višje od skrajnih možnih vrednosti vaših podatkov.
Image -
Ustvarite črtni grafikon za prikaz trenda podatkov. Če želite na primer prikazati zgodovino lokalnih temperatur za vaše lokalno območje, ustvarite črtni grafikon, ki zajema zadnje število dni podatkov, ki jih lahko uvozite iz tabele spletnega mesta o vremenu. Najprej izberite meni Vstavi in izberite grafikon 2D Area.
Image -
V meniju Chart Design iz skupine Data izberite Select Data.
Image -
V oknu Izberi vir podatkov, ki se prikaže, kliknite polje Obseg podatkov grafikona in nato izberite celice v podatkih preglednico, ki bi jo radi prikazali s tem črtnim grafikonom.
Image -
Spremenite naslov grafikona, da se bo ujemal s podatki, ki jih prikazujete, in premaknite grafikon na območje pomišljaja, kjer ga želite prikazati.
Grafikoni so zelo prilagodljivi, če jih postavite na nadzorno ploščo. Spremenite lahko lokacijo ter velikost in obliko gradnika grafikona. Uporabite to prilagodljivost za oblikovanje organiziranih nadzornih plošč, ki uporabniku nudijo čim več informacij na najmanjšem prostoru.
Image -
Ustvarite Besedilno polje za prikaz podatkov nizov iz listov, ki ste jih uvozili. Če si želite na primer ogledati posodobitve vremenskih opozoril na nadzorni plošči, povežite vsebino besedilnega polja s celico v uvoženem podatkovnem listu. Če želite to narediti, izberite meni Vstavi, izberite Besedilo in nato izberite Besedilo
Image -
Postavite kazalec miške v polje s formulo, vnesite =in nato izberite celico v tabeli uvoženih podatkov, ki vsebuje podatke niza, ki jih želite prikazati.
Image -
Izberite besedilno polje in uporabite okno Format Shape na desni, da oblikujete območje prikaza besedila na nadzorni plošči.
Image -
Prav tako lahko primerjate dve podatkovni točki v uvoženih podatkovnih listih z uporabo tortnih grafikonov Na primer, morda boste želeli prikazati relativno vlažnost v obliki tortnega grafikona. Najprej izberite podatke, ki jih želite prikazati, in v meniju Insert izberite 2D Pie grafikon.
Tortni grafikoni primerjajo dve ali več vrednosti. Če prikazujete odstotek, kot je relativna vlažnost, boste morda morali ročno ustvariti drugo celico, ki to vrednost odšteje od 100 % za drugo vrednost za primerjavo. Posledica tega bo tortni grafikon, ki prikazuje odstotno vrednost kot del vseh možnih 100 odstotkov.
-
Spremenite naslov grafikona, da se bo ujemal s podatki, ki jih prikazujete, in nato premaknite grafikon na območje pomišljaja, kjer ga želite prikazati.
Image - Če dodate različne vrste podatkovnih grafikonov, lahko ustvarite uporabno nadzorno ploščo, ki prikazuje vse vrste podatkov na eni priročni nadzorni plošči.
Dodajte vizualno privlačnost in kontekst z barvo
Drug način za dodajanje jasnosti vaši nadzorni plošči je, da svojim paličnim grafikonom dodate gradientno polnilo, ki prikazuje opozorilno barvo, kot je rdeča, za območja podatkov, ki morda niso dobri.
Če želite na primer pokazati, da je relativna vlažnost nad 75 % neprijetna, lahko ustrezno spremenite gradientno polnilo posameznega paličnega grafikona. Evo kako.
-
Z desno miškino tipko kliknite zunanji rob paličnega grafikona in izberite Oblikuj območje grafikona.
Image -
Izberite ikono Fill v podoknu Format Chart Area in spremenite izbiro v Gradient fill.
Image -
Izberite vsako ikono ravni vzdolž gradientne polnilne črte in spremenite barvo in temnost, da bo ustrezala temu, kako "dobra" ali "slaba" je ta raven. V tem primeru visoka relativna vlažnost zbledi v temno rdečo.
Image - Ponovite ta postopek za vsak grafikon, kjer je dodajanje barvnega konteksta v grafikon smiselno za to podatkovno točko.
Kako se Excelove nadzorne plošče samodejno posodabljajo
Ko ustvarite nadzorno ploščo, vam ni treba narediti ničesar za posodobitev grafike. Vsi podatki v teh grafikonih in pripomočkih se posodobijo na naslednji način:
- Preglednice z uvoženimi podatki se osvežijo na datum, ki ste ga nastavili, ko ste prvič ustvarili uvoz podatkov.
- Vsi dodatni listi, ki ste jih ustvarili za popravljanje ali preoblikovanje podatkov iz uvoženih listov, se bodo posodobili z novimi podatki v teh listih.
- Vsak pripomoček na vaši nadzorni plošči se samodejno posodobi za prikaz novih podatkov znotraj teh posodobljenih listov za obsege, ki ste jih izbrali, ko ste ustvarili te grafikone.
Te posodobitve se izvedejo samodejno, dokler je Excel odprt.
Kako uporabljati Excelove nadzorne plošče
Ustvarjanje nadzornih plošč v Excelu je lahko koristno iz številnih različnih razlogov. Vendar je pomembno, da jih ustvarite na podlagi posebnih potreb, namesto da poskušate zgraditi eno nadzorno ploščo, ki naredi vse.
Na primer, če ste vodja prodaje in vas zanima spremljanje uspešnosti vaše prodajne ekipe, se mora nadzorna plošča vodje prodaje osredotočiti na ključne kazalnike uspešnosti (KPI), povezane z uspešnostjo prodaje.
Ta vrsta nadzorne plošče ne bi smela vsebovati informacij, ki niso povezane s prodajno uspešnostjo, sicer bi lahko postala nadzorna plošča preveč natrpana. Zaradi natrpane nadzorne plošče je težje videti razmerja podatkov in vzorce, ki so pomembni.
Drugi premisleki pri izdelavi nadzornih plošč:
- Uporabite prave grafikone za prave podatke.
- Ne uporabljajte preveč barv po vsej armaturni plošči.
- Postavite nadzorno ploščo s podobnimi podatki in vrstami grafikonov v skupnih blokih.
- Prepričajte se, da vsak grafikon prikazuje preproste oznake in ni preveč natrpan.
- Organizirajte pripomočke po hierarhiji pomembnosti, z najpomembnejšimi informacijami v zgornjem levem kotu nadzorne plošče.
- Uporabite pogojno oblikovanje, da zagotovite, da so številke rdeče, ko so dobre, pa zelene.
Najpomembneje je, da uporabite ustvarjalnost za oblikovanje nadzornih plošč, ki so informativne in zanimive za uporabo.
