Kaj morate vedeti
- Preden digitalizirate datoteke, ustvarite mape in podmape za organiziranje datotek.
- Prepričajte se, da optični bralnik ali tiskalnik podpira programsko opremo za optično prepoznavanje znakov (OCR) in da imate nameščeno programsko opremo OCR.
- Postopek se razlikuje glede na to, ali želite optično prebrati dokument v sistemu Mac ali v sistemu Windows.
Digitalizacija papirnatih dokumentov vam lahko pomaga pri organiziranju pomembne dokumentacije. Digitalne datoteke, vključno s PDF-ji, je mogoče pretvoriti v datoteke, po katerih je mogoče iskati, s programsko opremo za optično prepoznavanje znakov (OCR), ki je običajno priložena tiskalniku. To pomeni, da vaši podatki ne zavzamejo prostora in jih je lažje najti. Prav tako lahko svoje digitalne datoteke shranite na CD ali DVD, na bliskovni pogon ali v spletno shrambo. Optično prebrane dokumente organizirate takole.
Kako uporabljati skener za organizacijo
Tukaj je nekaj korakov, s katerimi lahko organizirate svoje podjetje ali dom z optičnim bralnikom. Za to boste potrebovali skener dokumentov. Ni nujno, da je drago ali modno. Če ga nimate, začnite s temi pregledi skenerjev fotografij in skenerjev dokumentov za najboljše nakupe.
Če ne želite ločenega optičnega bralnika, bo delo opravil poceni tiskalnik vse v enem.
-
Preglejte svojo dokumentacijo in se odločite, kaj lahko digitalizirate in kaj lahko varno zavržete.
To bo verjetno trajalo nekaj časa. Po potrebi delajte v majhnih korakih.
-
Preden digitalizirate svoje datoteke, ustvarite mape in podmape za shranjevanje datotek. Razmislite o kategorijah, ki jih potrebujete, in za vsako nastavite mapo. Potrdila o kreditni kartici spravite v eno mapo, dokumentacijo o avtomobilskem zavarovanju v drugo. Telefonske račune, račune za nakup živil, račune za popravila doma itd. lahko shranite v ločene mape. V vsaki mapi ustvarite podmape za vsako leto (ali mesec). Lažje je začeti z organiziranim sistemom in dodati novo dokumentacijo v pravo datoteko, kot pa preurediti sistem vsakič, ko se skenira nov račun.
Če želite ustvariti novo mapo v sistemu Windows, z desno miškino tipko kliknite namizje in izberite Novo > Mapa Ponovite ta korak, ko ste v novem mapo, da ustvarite podmapo. Če želite ustvariti novo mapo v Macu, izberite File > New Folder ali pritisnite Shift+ Ukaz +N
-
Prepričajte se, da je optični bralnik ali tiskalnik opremljen s programsko opremo za optično prepoznavanje znakov (OCR). To vam omogoča skeniranje dokumentov v format PDF in urejanje datotek. Obstaja velika verjetnost, da je na vašem računalniku z operacijskim sistemom Windows nameščena spodobna programska oprema OCR.
Če programska oprema OCR ni nameščena v vašem računalniku, sta priljubljeni izbiri ABBYY FineReader in Adobe Acrobat Pro DC.
-
Čas je za skeniranje vaših dokumentov. Točno, kako to storite, je odvisno od vrste optičnega bralnika in programske opreme, ki jo uporabljate.
Lifewire ima vodnike za skeniranje dokumentov v sistemih Windows in Mac.
- Ko končate z digitalizacijo dokumentov, spremljajte fizično dokumentacijo. Prepričajte se, da samodejno skenirate dokumente vsakič, ko prejmete nove račune ali dokumentacijo. V nasprotnem primeru se bodo papirji spet začeli nabirati.
