Kaj morate vedeti
- Uporaba sličic: Pojdite na File > Informacije > Properties > Napredne lastnosti > Povzetek in označite Shrani sličice za vse Wordove dokumente.
- Posodobi lastnosti: Pojdi na File > Informacije > Lastnosti > Napredne lastnosti > Povzetek. Vnesite komentarje, ključne besede in druge informacije.
- Drugi nasveti: ustvarite mape za shranjevanje in razvrščanje datotek Word ter uporabite dosleden sistem poimenovanja datotek za hitro iskanje želenih datotek.
Ta članek ponuja predloge za organiziranje datotek Microsoft Word. Navodila zajemajo Word od 2019 do 2010 in Word za Microsoft 365.
Shrani vse Wordove datoteke s sličicami
Shranjevanje Wordovih datotek s predogledno sliko ali sličico olajša prepoznavanje dokumenta, ki ga potrebujete, ne da bi ga odprli.
Če želite shraniti vse Wordove dokumente s predogledom ali sličico:
-
V programu Microsoft Word odprite prazen ali obstoječi dokument, nato pojdite na zavihek Datoteka.
Image -
Izberite Informacije.
Image -
Izberite Properties puščico spustnega menija in izberite Advanced Properties.
Image -
V pogovornem oknu Lastnosti pojdite na zavihek Povzetek.
Image -
Izberite potrditveno polje Shrani sličice za vse Wordove dokumente.
Image -
Izberi OK.
Image
Posodobite lastnosti Wordovega dokumenta
Če delate z več Wordovimi dokumenti, ki imajo podobna imena in lokacije, uporabite funkcijo lastnosti Wordovega dokumenta.
-
Odprite dokument, ki mu želite dodati opisne lastnosti, nato pojdite na zavihek Datoteka.
Image -
Izberite Informacije.
Image -
Izberite Properties puščico spustnega menija in izberite Advanced Properties.
Image -
V pogovornem oknu Lastnosti pojdite na zavihek Povzetek.
Image -
Vnesite komentarje, ključne besede, kategorije, naslov in informacije o zadevi, da boste lažje razlikovali svoje datoteke.
Image - Izberite OK, da uveljavite spremembe in zaprete pogovorno okno. Ko pride čas za iskanje, lahko Word najde natanko tisto, kar potrebujete.
Naredite mape v računalniku in jih uporabite
Nastavite eno mapo za svoje Wordove dokumente in jo poimenujte tako, da je ne boste pozabili, na primer MyWordDocs Napolnite jo z mapami, poimenovanimi na način, ki vam je smiseln, in uporabite te mape za shranjevanje in razvrščanje vaših Wordovih datotek. Če ustvarite na primer tedenske zapiske s sestankov, ustvarite mapo za te zapiske in vanjo vključite dodatne mape za mesece ali leta.
Če imate v računalniku leta Wordovih dokumentov in nimate časa, da bi vsakega odprli in se odločili, ali ga boste obdržali ali ne, naredite mapo za vsako leto in premaknite dokumente v te mape. To je dober način za shranjevanje starejših datotek, dokler ne boste imeli časa organizirati datotek na način, ki vam ustreza.
Uporabite dosleden sistem poimenovanja datotek
Vzpostavite sistem poimenovanja za hitro iskanje datotek, ki jih želite. Datoteke lahko poimenujete na več načinov. Izberite sistem poimenovanja in ga dosledno uporabljajte.
Tukaj je nekaj predlogov:
- V ime datoteke vključite vrsto dokumenta, na primer pogodba, najem ali glasilo. Tako lahko pogledate ime datoteke, da poiščete datoteko.
- Ime datoteke začnite z imenom stranke (ali priimkom prejemnika, če so dokumenti črke).
- V ime datoteke vključite datum.
Vzemite si čas
Če na trdem disku vašega računalnika zmanjkuje prostora za shranjevanje, se ne lotite vseh organizacijskih nalog naenkrat. Razdelite nalogo na obvladljive dele in ji posvetite 15 minut na dan.
Medtem ko organizirate Wordove datoteke v računalniku, vsako datoteko postavite v eno od map, ki ste jih ustvarili, ustvarite novo mapo ali izbrišite datoteke, ki jih ne potrebujete več. Če niste prepričani, kaj storiti z datoteko, jo shranite v mapo z naslovom HoldUntilDate in izberite datum v prihodnosti, da če mape do takrat še ne odprete, Zdi se mi prijetno, če ga izbrišete.
Ne glede na vrsto map, ki jih ustvarite, jih postavite v glavno mapo programa Word, da boste vedeli, kje iskati.
