Osnovna vadnica za Microsoft Excel za začetnike

2024 Avtor: Abigail Brown | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 07:00

Excel je elektronski program za preglednice, ki se uporablja za shranjevanje, organiziranje in obdelavo podatkov. Podatki so shranjeni v posameznih celicah, ki so običajno organizirane v vrsti stolpcev in vrstic na delovnem listu; ta zbirka stolpcev in vrstic se imenuje tabela.

Programi za preglednice lahko izvajajo tudi izračune podatkov s pomočjo formul. Za lažje iskanje in branje informacij na delovnem listu ima Excel številne funkcije oblikovanja, ki jih je mogoče uporabiti za posamezne celice, vrstice, stolpce in celotne tabele s podatki.

Ker vsak delovni list v najnovejših različicah Excela vsebuje milijarde celic na delovni list, ima vsaka celica naslov, znan kot sklic na celico, tako da se lahko nanjo sklicujete v formulah, grafikonih in drugih funkcijah programa.

Teme, vključene v to vadnico, so:

• Vnos podatkov v tabelo
• Razširitev posameznih stolpcev delovnega lista
• Dodajanje trenutnega datuma in imenovanega obsega na delovni list
• Dodajanje formule odbitka
• Dodajanje formule neto plače
• Kopiranje formul z ročico za polnjenje
• Dodajanje oblikovanja številk v podatke
• Dodajanje oblikovanja celic

Vnos podatkov v vaš delovni list

Vnašanje podatkov v celice delovnega lista je vedno postopek v treh korakih; ti koraki so naslednji:

1. Kliknite na celico, kamor želite shraniti podatke.
2. Vnesite podatke v celico.
3. Pritisnite tipko Enter na tipkovnici ali kliknite drugo celico z miško.

Kot omenjeno, je vsaka celica na delovnem listu označena z naslovom ali sklicem na celico, ki je sestavljen iz črke stolpca in številke vrstice, ki se sekata na lokaciji celice. Pri pisanju sklica na celico je vedno najprej napisana črka stolpca, ki ji sledi številka vrstice – na primer A5, C3 ali D9

Pri vnosu podatkov za to vadnico je pomembno, da podatke vnesete v pravilne celice delovnega lista. Formule, vnesene v naslednjih korakih, uporabljajo sklice na celice zdaj vnesenih podatkov.

Če želite slediti tej vadnici, uporabite sklice na celice podatkov, ki jih vidite na zgornji sliki, da vnesete vse podatke v prazen Excelov delovni list.

Razširitev stolpcev v Excelu

Privzeto širina celice dovoljuje prikaz le osmih znakov katerega koli podatkovnega vnosa, preden se ti podatki prelijejo v naslednjo celico na desni. Če so celica ali celice na desni prazne, so vneseni podatki prikazani na delovnem listu, kot je razvidno iz naslova delovnega lista Izračuni odbitkov za zaposlene, vnesenega v celica A1

Če celica na desni vsebuje podatke, pa je vsebina prve celice okrnjena na prvih osem znakov. Več celic s podatki, vnesenimi v prejšnjem koraku, kot je oznaka Deduction Rate: vnesena v celica B3 in Thompson A. vnesene v celica A8 so prirezane, ker celice na desni vsebujejo podatke.

Če želite odpraviti to težavo, tako da so podatki v celoti vidni, je treba stolpce, ki vsebujejo te podatke, razširiti. Kot pri vseh Microsoftovih programih obstaja več načinov za razširitev stolpcev. Spodnji koraki opisujejo, kako razširiti stolpce z miško.

Razširitev posameznih stolpcev delovnega lista

1. Postavite kazalec miške na črto med stolpca A in B v glavi stolpca.
2. Kazalec se bo spremenil v dvosmerno puščico.
3. Kliknite in držite z levim gumbom miške in povlecite dvosmerno puščico v desno, da razširite stolpec A do celotnega vnosa Thompson A. je viden.
4. Razširite druge stolpce za prikaz podatkov po potrebi.

Širine stolpcev in naslovi delovnih listov

Ker je naslov delovnega lista tako dolg v primerjavi z drugimi oznakami v stolpcu A, če bi bil ta stolpec razširjen za prikaz celotnega naslova v celici A1, delovni list ne bi le izgledal čudno, ampak bi otežil uporabo delovnega lista zaradi vrzeli med oznakami na levi in drugimi stolpci s podatki.

Ker v vrstici 1 ni drugih vnosov, ni napačno, če naslov preprosto pustite tak kot je – prelivanje v celice na desni. Druga možnost je, da ima Excel funkcijo, imenovano spajanje in središče, ki bo uporabljena v poznejšem koraku za hitro centriranje naslova nad podatkovno tabelo.

Dodajanje datuma in imenovanega obsega

Običajno je, da preglednici dodate datum - precej pogosto, da označite, kdaj je bil list nazadnje posodobljen. Excel ima številne datumske funkcije, ki olajšajo vnos datuma v delovni list. Funkcije so le vgrajene formule v Excelu, ki olajšajo dokončanje pogosto izvajanih opravil – kot je dodajanje datuma na delovni list.

Funkcija TODAY je enostavna za uporabo, ker nima argumentov – to so podatki, ki jih je treba posredovati funkciji, da lahko deluje. Funkcija TODAY je tudi ena od Excelovih nestanovitnih funkcij, kar pomeni, da se posodobi ob vsakem ponovnem izračunu – kar je običajno vsakič, ko se odpre delovni list.

Dodajanje datuma s funkcijo TODAY

Spodnji koraki bodo dodali funkcijo TODAY v celico C2 delovnega lista.

1. Kliknite celica C2, da postane aktivna celica.
2. Kliknite zavihek Formule na traku.
3. Kliknite na možnost Datum in čas na traku, da odprete seznam funkcij datuma.
4. Kliknite na funkcijo Danes, da prikličete Gradnik formul.
5. Kliknite Končano v polju, da vnesete funkcijo in se vrnete na delovni list.
6. Trenutni datum mora biti dodan v celici C2.

Prikazsimbolov namesto datuma

Če se v celici C2 namesto datuma po dodajanju funkcije DANES v to celico pojavi vrstica simbolov hashtaga, je ker celica ni dovolj široka za prikaz oblikovanih podatkov.

Kot je bilo že omenjeno, se neformatirane številke ali besedilni podatki prelivajo v prazne celice na desni, če so preširoki za celico. Podatki, ki so bili oblikovani kot posebna vrsta števila – kot so valuta, datumi ali čas, pa se ne prelijejo v naslednjo celico, če so širši od celice, v kateri se nahajajo. Namesto tega prikažejo napako.

Če želite odpraviti težavo, razširite stolpec C z uporabo metode, opisane v prejšnjem koraku vadnice.

Dodajanje imenovanega obsega

poimenovan obseg se ustvari, ko ena ali več celic dobi ime, da je obseg lažje prepoznati. Imenovani obsegi se lahko uporabljajo kot nadomestek za sklic na celico, ko se uporabljajo v funkcijah, formulah in grafikonih. Najlažji način za ustvarjanje imenovanih obsegov je uporaba imenskega polja, ki se nahaja v zgornjem levem kotu delovnega lista nad številkami vrstic.

V tej vadnici bo ime stopnja dodeljeno celici C6 za identifikacijo stopnje odtegljaja, ki se uporablja za plače zaposlenih. Imenovani obseg bo uporabljen v formuli odbitka, ki bo dodana celicam C6 do C9 od delovni list.

1. Izberite celica C6 na delovnem listu.
2. Vnesite rate v polje z imenom in pritisnite tipko Enter na tipkovnici
3. Celica C6 ima zdaj ime rate.

To ime bo uporabljeno za poenostavitev ustvarjanja formul za odbitke v naslednjem koraku vadnice.

Vnos formule za odtegljaje zaposlenih

Excelove formule vam omogočajo izvajanje izračunov s številskimi podatki, vnesenimi v delovni list. Formule Excel se lahko uporabljajo za osnovno drobljenje števil, kot je seštevanje ali odštevanje, pa tudi za bolj zapletene izračune, kot je iskanje študentovega povprečja na podlagi rezultatov testov in izračun hipotekarnih plačil.

• Formule v Excelu se vedno začnejo z enačajem (=).
• Enačaj je vedno vnesen v celico, kjer želite, da se pojavi odgovor.
• Formulo zaključite s pritiskom na tipko Enter na tipkovnici.

Uporaba referenc celic v formulah

Običajen način ustvarjanja formul v Excelu vključuje vnos podatkov formule v celice delovnega lista in nato uporabo referenc celic za podatke v formuli namesto podatkov samih.

Glavna prednost tega pristopa je, da če je kasneje treba spremeniti podatke, je preprosto zamenjati podatke v celicah in ne prepisati formule. Rezultati formule se samodejno posodobijo, ko se podatki spremenijo.

Uporaba imenovanih obsegov v formulah

Alternativa referencam celic je uporaba imenovanih obsegov – kot je imenovani obseg rate, ustvarjen v prejšnjem koraku.

V formuli imenovani obseg deluje enako kot sklic na celico, vendar se običajno uporablja za vrednosti, ki se večkrat uporabljajo v različnih formulah – kot je stopnja odbitka za pokojnine ali zdravstvene ugodnosti, davek stopnja ali znanstvena konstanta – medtem ko so sklicevanja na celice bolj praktična v formulah, ki se nanašajo na določene podatke samo enkrat.

Vnos formule za odtegljaje zaposlenih

Prva formula, ustvarjena v celici C6, bo pomnožila bruto plačo zaposlenega B. Smitha s stopnjo odbitka v celici C3.

Končana formula v celici C6 bo:

=B6stopnja
Uporaba kazanja za vnos formule
Čeprav je mogoče samo vtipkati zgornjo formulo v celico C6 in se prikaže pravilen odgovor, je bolje, da s kazanjem dodate sklice na celice formulam, da zmanjšate možnost napak, ki nastanejo pri vnašanju napačen sklic na celico.
Kazanje vključuje klik na celico, ki vsebuje podatke, s kazalcem miške, da formuli dodate sklic na celico ali imenovani obseg.

Kliknite celica C6, da postane aktivna celica.
Vnesite znak enačaja (=) v celico C6, da začnete formulo.
Kliknite na celica B6 z miškinim kazalcem, da dodate sklic na to celico formuli za znakom enačaja.
Vnesite simbol za množenje () v celico C6 za sklicem na celico.
Kliknite celica C3 z miškinim kazalcem, da dodate imenovani obseg rate v formulo.
Pritisnite tipko Enter na tipkovnici, da dokončate formulo.
Odgovor 2747.34 bi moral biti prisoten v celici C6.
Čeprav je odgovor na formulo prikazan v celici C6, bo s klikom na to celico prikazana formula, =B6stopnja, v vrstici s formulami nad delovnim listom


Vnos formule za neto plačo





Ta formula je ustvarjena v celici D6 in izračuna neto plačo zaposlenega tako, da od bruto plače odšteje znesek odtegljaja, izračunan v prvi formuli.. Končana formula v celici D6 bo:
=B6 - C6

Kliknite celica D6, da postane aktivna celica.
Vnesite znak enačaja (=) v celico D6.
Kliknite na celica B6 z miškinim kazalcem, da dodate sklic na to celico formuli za znakom enačaja.
Vnesite znak minus (-) v celico D6 za sklicem na celico.
Kliknite celica C6 z miškinim kazalcem na celico, ki se sklicuje na formulo.
Pritisnite tipko Enter na tipkovnici, da dokončate formulo.
Odgovor 43, 041.66 mora biti prisoten v celici D6.

Relativne reference celic in formule za kopiranje
Doslej sta bili formuli Odbitki in Neto plača dodani samo v eno celico na delovnem listu – C6 oziroma D6. Posledično je delovni list trenutno popoln le za enega zaposlenega - B. Smith.
Namesto da bi opravili zamudno nalogo ponovnega ustvarjanja vsake formule za druge zaposlene, Excel v določenih okoliščinah dovoljuje kopiranje formul v druge celice. Te okoliščine najpogosteje vključujejo uporabo določene vrste sklicevanja na celico – znane kot relativne sklicevanja na celico – v formulah.
Sklici na celice, ki so bili vneseni v formule v prejšnjih korakih, so bili relativni sklici na celice in so privzeta vrsta sklicevanja na celice v Excelu, da je kopiranje formul kar se da preprosto.
Naslednji korak v vadnici uporablja Fill Handle za kopiranje dveh formul v spodnje vrstice, da se izpolni podatkovna tabela za vse zaposlene.

Kopiranje formul z ročico za polnjenje





ročaj za polnjenje je majhna črna pika ali kvadrat v spodnjem desnem kotu aktivne celice. Ročaj za polnjenje ima številne uporabe, vključno s kopiranjem vsebine celice v sosednje celice. polnjenje celic z vrsto številk ali besedilnimi oznakami in kopiranje formul.
V tem koraku vadnice bo ročaj za polnjenje uporabljen za kopiranje mreže Deduction in Formule plače od celic C6 in D6 navzdol do celic C9 inD9.
Kopiranje formul z ročico za polnjenje

Označite celice B6 in C6 na delovnem listu.
Postavite kazalec miške na črni kvadrat v spodnjem desnem kotu celice D6 – kazalec se bo spremenil v znak plus (+).
Kliknite in držite levi gumb miške ter povlecite ročico za polnjenje navzdol do celica C9.
Spustite tipko miške – celice C7 do C9 morajo vsebovati rezultate Odbitekformula in celice D7 do D9 Neto plača formula.


Uporaba oblikovanja številk v Excelu





Oblikovanje številk se nanaša na dodajanje valutnih simbolov, decimalnih oznak, znakov za odstotke in drugih simbolov, ki pomagajo prepoznati vrsto podatkov v celici in olajšajo branje.
Dodajanje simbola za odstotek

Izberite celica C3, da jo označite.
Kliknite zavihek Domov na traku.
Kliknite na možnost Splošno, da odprete spustni meni Oblika številk.
V meniju kliknite na možnost Odstotek, da spremenite obliko vrednosti v celici C3 iz 0,06 na 6%.

Dodajanje simbola valute

Izberite celice D6 do D9, da jih označite.
Na zavihku Domov na traku kliknite možnost Splošno, da odprete Oblika številk spustni meni.
Kliknite Valuta v meniju, da spremenite oblikovanje vrednosti v celicah D6 v D9v valuto z dvema decimalnima mestoma.


Uporaba oblikovanja celic v Excelu





Oblikovanje celic se nanaša na možnosti oblikovanja – kot je uporaba krepkega oblikovanja za besedilo ali številke, spreminjanje poravnave podatkov, dodajanje robov celicam ali uporaba funkcije spajanja in središča za spreminjanje videza podatkov v celici.
V tej vadnici bodo zgoraj omenjeni formati celic uporabljeni za določene celice na delovnem listu, tako da se bodo ujemale s končnim delovnim listom.
Dodajanje krepkega oblikovanja

Izberite celica A1, da jo označite.
Kliknite zavihek Domov na traku.
Kliknite možnost oblikovanja Bold, kot je prikazano na zgornji sliki, da podatke v celici A1 poudarite krepko.
Ponovite zgornje zaporedje korakov za krepko tiskanje podatkov v celicah A5 do D5.

Spreminjanje poravnave podatkov
Ta korak bo spremenil privzeto levo poravnavo več celic v sredinsko poravnavo.

Izberite celica C3, da jo označite.
Kliknite zavihek Domov na traku.
Kliknite možnost poravnave Center, kot je prikazano na zgornji sliki, da centrirate podatke v celici C3.
Ponovite zgornje zaporedje korakov za poravnavo podatkov v celicah A5 do D5.

Združi in centriraj celice
Možnost Združi in centriraj združi število izbranih v eno celico in centrira vnos podatkov v skrajno levo celico čez novo združeno celico. Ta korak bo spojil in centriral naslov delovnega lista - Izračuni odbitkov za zaposlene.

Izberite celice A1 do D1, da jih označite.
Kliknite zavihek Domov na traku.
Kliknite možnost Združi in sredi, kot je prikazano na zgornji sliki, da spojite celice A1 v D1in naslov sredi teh celic.

Dodajanje spodnjih robov celicam
Ta korak bo dodal spodnje robove celicam, ki vsebujejo podatke v vrsticah 1, 5 in 9

Izberite združeno celico A1 do D1, da jo označite.
Kliknite zavihek Domov na traku.
Kliknite puščico dol poleg možnosti Border, kot je prikazano na zgornji sliki, da odprete spustni meni obrob.
Kliknite možnost Spodnja meja v meniju, da dodate obrobo na dno združene celice.
Ponovite zgornje zaporedje korakov, da dodate spodnjo obrobo v celice A5 do D5 in v celice A9 do D9.