Microsoft Word nima možnosti neposrednega shranjevanja podatkov obrazca kot Excelov delovni list. Če pa opravite le nekaj dodatnih korakov, je zelo enostavno izvoziti podatke iz obrazca Word v Excel.
Navodila v tem članku veljajo za Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel za Mac in Excel Online.
Spodnja vrstica
Obrazec Word vsebuje prazna polja, ki ljudem olajšajo izpolnjevanje pomembnih informacij. Običajno so ti obrazci razdeljeni tako, da jih lahko veliko ljudi izpolni in vrne. Zbiranje vseh informacij iz teh obrazcev in njihov prenos v Excelovo preglednico je dolgočasen ročni postopek. K sreči je zelo preprosto izvoziti podatke Wordovega obrazca v Excel z uporabo datotek, ločenih z vejicami.
Uporabite možnosti za izbiro oblike, ločene z vejicami
Potrebnih je le nekaj prilagoditev v dokumentu obrazca Word, da shranite podatke obrazca kot datoteko, ločeno z vejicami (CSV). Ta oblika datoteke loči vsak zapis obrazca z vejicami. Uporabite datoteke CSV za uvoz podatkov v Excel.
Microsoft Word je dovolj pameten, da shrani samo podatke iz obrazca v datoteko CSV. Dodatno besedilo v dokumentu ni dodano datoteki CSV.
Ko je obrazec odprt in izpolnjen s podatki, izberite Datoteka > Možnosti.
- Izberite Advanced na plošči levo od pogovornega okna Možnosti.
- V razdelku Ohrani zvestobo pri skupni rabi tega dokumenta potrdite polje poleg Shrani podatke obrazca kot ločeno besedilno datoteko.
- Pritisnite OK, da zaprete pogovorno okno Wordove možnosti.
Na tej točki obstajata dva načina za izvoz podatkov v Excel. Shranite dokument ali izvozite podatke.
Uporabite Shrani kot za izvoz v CSV
Če želite dokument shraniti v format CSV:
- V meniju Datoteka izberite Shrani kot. Odpre se pogovorno okno Shrani kot z že izbrano obliko datoteke TXT.
- Poimenujte datoteko in izberite OK.
-
Prikaže se pogovorno okno s predogledom podatkov, ki jih izvažate iz obrazca v format CSV.
- Pritisnite OK za izvoz podatkov.
Word ekstrahira podatke obrazca, ki so bili vneseni v obrazec, kot datoteko .csv, ki jo je mogoče odpreti z Excelom. Word vstavi vejice med polja. Excel uporablja vejice za ločevanje podatkov v določene celice.
Uporabite izvoz za shranjevanje v CSV
Izvoz podatkov v datoteko CSV:
- Izberi Datoteka > Izvozi.
- Izberite Spremeni vrsto datoteke.
- Pod Vrste datotek dokumentov izberite Navadno besedilo (.txt).
- Izberite Shrani kot, da odprete pogovorno okno Shrani kot.
- Izberite mesto, kamor želite shraniti datoteko, vnesite ime datoteke in izberite Shrani za izvoz podatkov.
Uvoz podatkov obrazca v Excel
Ko so podatki Wordovega obrazca izvoženi v format CSV, so podatki pripravljeni za uvoz v Microsoft Excel.
Če odprete datoteko z Excelom, je ne boste videli v mapi, kamor ste jo shranili, ker vam Excel privzeto prikaže samo Excelove datoteke.
Odprite datoteko CSV po teh korakih:
- Odprite prazen Excelov dokument.
- Izberi Datoteka > Odpri.
- Izberi Prebrskaj.
- Na spustnem seznamu vrste datoteke izberite Vse datoteke (.).
- Prebrskajte do mape, kjer se nahajajo izvoženi podatki obrazca Word, in izberite besedilno datoteko CSV.
- Izberi Odpri.
- Excel odpre čarovnika za uvoz besedila. Izberite Delimited in izberite Naprej.
- Počistite potrditveno polje Tab in izberite potrditveno polje Vejica. Nato izberite Naprej.
- Izberi Dokončaj.
Podatki iz obrazca Word se prikažejo na vašem listu Excel.
Uvoz podatkov obrazca v obstoječo preglednico z Excelom 2019 in 2016
Če želite podatke iz novih Microsoftovih obrazcev prenesti v isto preglednico, sledite tem korakom:
- Odprite shranjeno datoteko Excel.
- Ustvarite nov list s pritiskom na simbol + na dnu obstoječega lista.
- Izberi celico A1.
- V meniju Podatki izberite Pridobi podatke > Iz datoteke, > Iz besedila/CSV(V Microsoft 2010 ali 2013 izberite Iz besedila ).
- Izberite novo besedilno datoteko s podatki obrazca in izberite Uvoz.
- V čarovniku izberite Naloži > Naloži v.
- Pod Kam želite shraniti podatke izberite Obstoječi delovni list in se prepričajte, da je izbran A1.
- Pritisnite OK.
Ko so podatki obrazca uvoženi, dodajte nove podatke obrazca Word na svoj primarni delovni list:
- V Wordu označite celotno vrstico samo s podatki.
- Desni klik in izberite Kopiraj.
- V Excelu izberite svoj glavni delovni list.
- Označite celico tik pod zadnjim zapisom na listu.
- Desni klik in izberite Prilepi.
Uvoz podatkov obrazca v obstoječo preglednico z Excelom 2013 in 2010
Če želite prenesti podatke iz novih Microsoftovih obrazcev v Excel 2013 ali 2010, sledite tem korakom:
- Odprite shranjeno datoteko Excel.
- Izberite celico v prvem stolpcu tik pod obstoječimi podatki.
- Izberi Podatki > Iz besedila.
- Izberite novo besedilno datoteko s podatki obrazca in izberite Uvoz.
- V čarovniku izberite Delimited in pritisnite Naprej.
- Počistite potrditveno polje Tab, izberite potrditveno polje Vejica in izberite Naprej.
- Pritisnite Končaj.
- Pod Kam želite shraniti podatke, izberite Obstoječi delovni list. Prepričajte se, da je izbrana celica, kamor želite postaviti novo vrstico.
- Pritisnite OK.
To doda nove podatke obrazca Word v naslednjo vrstico na vašem primarnem delovnem listu.
