Ključni izsledki
- Fastmailovo načrtovano pošiljanje razdeli ustvarjanje in dostavo e-pošte.
- Uporabite ga kot opomnik ali da se izognete stresu sodelavcev čez vikend.
- E-pošta je najboljši in najslabši način komunikacije v službi.
Ste že kdaj sestavili e-poštno sporočilo v nedeljo zvečer, nato pa oklevali, preden ste pritisnili Pošlji. Pomagalo bo načrtovano pošiljanje.
Veteran ponudnik e-pošte, ki je na prvem mestu zasebnosti, Fastmail je pravkar dodal načrtovano pošiljanje, funkcijo, ki je že na voljo v nekaterih drugih aplikacijah in e-poštnih storitvah in bi verjetno morala biti standardna za vso e-pošto. To je preprosta funkcija. E-poštno sporočilo lahko sestavite, kadar koli vam ustreza, in načrtujete njegovo pošiljanje ob času, ki bolj ustreza prejemniku.
"Nerad se vsiljujem ljudem, a včasih raje delam pozno ali ob vikendih. Tudi če ljudje počivajo ali si vzamejo dopust, bodo videli vaš e-poštni naslov, " samostojni modni stilist in fotograf Nuria Gregori. "Morda ni pričakovati, da boste na e-pošto odgovorili takoj, vendar se vam pri svobodnjakih pogosto zdi, da morate."
Pošlji pozneje
Fastmailova implementacija načrtovanega pošiljanja vas sploh ne bo presenetila, kar je odlično. Preprosto kliknete puščico poleg gumba za pošiljanje in izberete s spustnega seznama prednastavitev – pozneje danes, danes zvečer, jutri itd. Če vam to ne ustreza, lahko izberete točen datum in uro.
Ločevanje ustvarjanja e-poštnega sporočila od časa njegovega pošiljanja prinaša več lepih priložnosti. Kot smo videli zgoraj, lahko sestavite e-poštno sporočilo v nedeljo zvečer in ga pošljete med rednejšimi uradnimi urami. To ni samo bolje za prejemnika, ampak lahko prikrije dejstvo, da delate ob koncih tedna, kar lahko povzroči neželena pričakovanja v prihodnosti.
Morda ni pričakovati, da boste na e-pošto odgovorili takoj, vendar se vam za svobodnjake pogosto zdi, da morate.
Prav tako si lahko ogledate e-poštna sporočila, ki jih je treba poslati ob določeni uri, vendar je to morda takrat, ko spite. Lahko pa določite čas, da e-poštno sporočilo prispe v nabiralnik nekoga, ko pride v službo, in ga postavite – upajmo – na vrh njegovega seznama.
Drugi vdori vključujejo pošiljanje časovno omejenih opomnikov sebi, shranjevanje osebnih e-poštnih sporočil prijateljem do večera ali načrtovanje e-poštnega sporočila šefu za petek zvečer, nato pa ignoriranje vseh vaših e-poštnih sporočil do ponedeljka, če želite.
Gre za nadzor. Z večjim nadzorom nad komunikacijo lahko zmanjšate duševno preobremenjenost in stres.
Uničevalnik stresa
E-pošta je morda eden največjih virov stresa v sodobnem delu. Morda imate neskončen kup neprebranih sporočil, ki jih morate obdelati. Še huje, pomembna e-pošta se lahko izmuzne mimo vaše pozornosti, zakrita z vso Fwd: Fwd: Fwd smeti, ki zamaši vašo mapo »Prejeto«.
In potem so tu še pričakovanja. Ko prejmete e-pošto, je v vaših mislih. Tudi če pošiljatelj ne pričakuje odgovora, se verjetno počutite dolžne, da ga pošljete prej kot slej, tudi če je to samo zato, da se z njim ukvarjate in odmislite.
In ker razporejanje e-poštnih sporočil narekuje pošiljatelj – tj. vsak lahko kadar koli v vašo mapo »Prejeto« vnese kar koli – nimate nobenega nadzora.
»E-pošta je še vedno najboljši način komunikacije na delovnem mestu. Vendar večina ljudi nima urejenih e-poštnih sporočil,« je za Lifewire po e-pošti povedal tehnološki poročevalec Radu Tyrsina. "Hrupno je, povsod in nihče od nas nima potrpljenja, da bi čistil nered vsak drugi dan."
Zato je nekaj, kot je načrtovano pošiljanje, pomembno, vendar le, če ga vsi uporabljajo in ga uporabljajo za sile dobrega, ne zla. Upravljanje službene e-pošte je preneseno na uporabnika, ko bi morala biti večja odgovornost na delodajalcu.
Nemško avtomobilsko podjetje Daimler, ki je lastnik Mercedesa, ima pravo idejo. Ko gredo zaposleni na dopust, se vsa dohodna e-pošta pošlje v koš. Ni vrnitve z dopusta in dvotedenske e-pošte. Pošiljatelji prejmejo samodejni odgovor, ki jim pove, naj ponovno pošljejo vse pomembne stvari, ko se zaposleni vrne v pisarno.
To je odličen primer odpravljanja stresa zaradi e-pošte, a na žalost večino odgovornosti še vedno nosimo mi, uporabniki. Orodja, kot je Scheduled Send, lahko pomagajo, toda dokler e-pošte ne bomo prenehali obravnavati kot odlagališče za odstranjevanje stvari iz lastnih map »Prejeto«, kot mesto, kjer zahtevamo takojšnje odgovore, in kot nekaj, kar nenehno preverjamo, bo e-pošta ostala stresna.
