Podatkovni obrazec Excel je priročen način za vnos podatkov v bazo podatkov Excel in ogled vrstice informacij na delovnem listu brez premikanja po listu. Podatkovni obrazci navajajo naslove stolpcev v preglednici, tako da si lahko naenkrat ogledate celotno vrstico podatkov. Podatkovni obrazci se uporabljajo tudi za iskanje zapisov in urejanje obstoječih zapisov.
Navodila v tem članku veljajo za Excel 2019, 2016, 2013, 2010; in Excel za Microsoft 365.
Dodajte ikono obrazca za vnos podatkov v orodno vrstico za hitri dostop
Prvi korak pri uporabi obrazca za vnos podatkov je dodajanje ikone obrazca v orodno vrstico za hitri dostop. To je enkratna operacija. Ko je ikona obrazca dodana, ostane na voljo v orodni vrstici za hitri dostop.
Orodna vrstica za hitri dostop se uporablja za shranjevanje bližnjic do pogosto uporabljenih funkcij v Excelu. Tukaj lahko dodate tudi bližnjice do Excelovih funkcij, ki niso na voljo na traku.
Dodajanje ikone obrazca v orodno vrstico za hitri dostop:
- Izberite spustno puščico Prilagodi orodno vrstico za hitri dostop.
-
Izberite Več ukazov.
Image -
V pogovornem oknu Excel Options se prepričajte, da je izbran zavihek Orodna vrstica za hitri dostop.
- Izberite Izberi ukaze iz spustne puščice in izberite Vsi ukazi.
-
Pomaknite se po abecednem seznamu ukazov in izberite Obrazec.
Image - Izberi Dodaj.
-
Izberite OK, da dodate gumb Obrazec v orodno vrstico za hitri dostop.
Image - Gumb Form boste našli na desnem koncu Orodne vrstice za hitri dostop.
Dodajte imena polj baze podatkov
Obrazec za vnos podatkov je eno od Excelovih vgrajenih podatkovnih orodij. Če želite uporabiti obrazec, vnesite naslove stolpcev, ki bodo uporabljeni v vaši zbirki podatkov, kliknite ikono obrazca in Excel naredi ostalo.
Imena polj najlažje dodate obrazcu tako, da jih vnesete v celice delovnega lista. Obrazec lahko vključuje do 32 naslovov stolpcev.
Če želite slediti tej vadnici, odprite prazen Excelov delovni list in vnesite podatke o naslovih stolpcev v celice od A1 do E1, kot je prikazano na spodnji sliki:
Odpri obrazec za vnos podatkov
Ko vaš delovni list vsebuje naslove stolpcev, je čas, da odprete obrazec za vnos podatkov.
- Izberite celico A2, da postane aktivna celica.
-
Pojdite na Orodno vrstico za hitri dostop in izberite Obrazec.
Image -
V opozorilnem pogovornem oknu izberite OK.
Image -
Na zaslonu se prikaže obrazec, ki vsebuje vse naslove stolpcev.
Image - Sedaj ste pripravljeni za uporabo obrazca za vnos podatkov.
Dodajanje podatkovnih zapisov z obrazcem
Dodajanje zapisov na delovni list je preprosto stvar vnosa podatkov v pravilna polja obrazca.
Dodajte prvi zapis na delovni list tako, da vnesete podatke v polja obrazca poleg pravilnih naslovov:
- ID študenta: SA267-567
- Priimek: Jones
- Začetnica: B.
- Starost: 21
- Program: Jeziki
Pritisnite tabulatorko za premikanje od polja do polja. Izberite Novo, da dodate zapis na delovni list in počistite polja za drugi zapis.
Dodaj drugi zapis na delovni list:
- ID študenta: SA267-211
- Priimek: Williams
- Začetnica: J.
- Starost: 19
- Program: Znanost
Izberite Novo, ko končate z dodajanjem zapisa.
Pri vnašanju podobnih podatkov, kot je številka študentske izkaznice (različne so le številke za pomišljajem), uporabite kopiranje in lepljenje, da pospešite vnos podatkov.
Če želite dodati preostale zapise v bazo podatkov vadnic, uporabite obrazec za vnos podatkov, prikazanih na spodnji sliki, v celice A4 do E11.
Uporabite podatkovna orodja obrazca
Ko je na delovni list dodanih več zapisov, je pomembno ohraniti celovitost podatkov. Poskrbite za posodobljenost in ustreznost podatkov s popravljanjem napak v podatkih, posodabljanjem zapisov, odstranjevanjem zastarelih zapisov in brisanjem podvojenih zapisov.
Obrazec za vnos podatkov vsebuje več orodij, ki olajšajo iskanje, popravljanje in brisanje zapisov iz podatkovne baze. Ta orodja so na desni strani obrazca in vključujejo:
- Poišči prejšnji in Poišči naslednje: Pomikajte se naprej in nazaj po delovnem listu en zapis naenkrat.
- Delete: Brisanje zapisov iz delovnega lista.
- Restore: razveljavi spremembe zapisa. Obnovitev deluje, ko je zapis prikazan v obrazcu. Ko je dostopen drug zapis ali je obrazec zaprt, obnovitev postane neaktivna.
- Criteria: Na delovnem listu poiščite zapise na podlagi določenih kriterijev, kot so ime, starost ali program.
Iskanje zapisov z enim imenom polja
Tukaj je opisano, kako uporabiti obrazec za vnos podatkov za iskanje zapisov v bazi podatkov z uporabo enega naslova stolpca, kot je priimek, starost ali program.
-
V obrazcu za vnos podatkov izberite Criteria.
Image Ko izberete Criteria, se polja obrazca počistijo iz obrazca; noben zapis ni odstranjen z delovnega lista.
- Postavite kazalec v besedilno polje Program in vnesite Arts, da poiščete vse študente, vpisane v program Arts.
-
Izberi Poišči naslednje
Image -
V obrazcu se prikažejo podatki za prvi zapis, ki ustreza iskalnim kriterijem.
Image Če želite spremeniti zapis, izbrišite obstoječe besedilo in vnesite pravilne podatke.
- Izberite Najdi naslednje za prikaz dodatnih zapisov, ki ustrezajo iskalnim kriterijem.
Iskanje zapisov z uporabo več imen polj
Obrazec lahko uporabite tudi za iskanje zapisov po več kriterijih. Na primer za iskanje študentov, ki so stari 18 let in so vpisani v program umetnosti. V obrazcu so prikazani samo zapisi, ki ustrezajo obema meriloma.
- Izberi Criteria.
- Postavite kazalec v besedilno polje Starost in vnesite 18.
-
Postavite kazalec v besedilno polje Program in vnesite Umetnost.
Image - Izberi Poišči naslednje.
- V obrazcu se prikažejo podatki za prvi zapis, ki ustreza iskalnim kriterijem.
- Izberite Najdi naslednje za prikaz dodatnih zapisov, ki ustrezajo iskalnim kriterijem.
