Excel nima zmožnosti upravljanja podatkov kot programi za relacijske baze podatkov, kot sta SQL Server in Microsoft Access. Lahko pa služi kot preprosta baza podatkov, ki izpolnjuje zahteve za upravljanje podatkov.
V Excelu so podatki organizirani z uporabo vrstic in stolpcev na delovnem listu. Funkcija tabele olajša vnašanje, urejanje in manipulacijo podatkov.
Ta navodila veljajo za različice Excela 2019, 2016, 2013, 2010 in Excel za Microsoft 365.
Pogoji zbirke podatkov: zapisi in polja
Podatkovna baza je zbirka povezanih informacij, shranjenih v eni ali več računalniških datotekah. Podatki so pogosto organizirani v tabele tako, da jih je mogoče preprosto posodabljati, razvrščati, popravljati in filtrirati.
Preprosta baza podatkov, kot je Excel, vsebuje vse informacije o eni temi v eni sami tabeli. Po drugi strani so relacijske baze podatkov sestavljene iz številnih tabel, od katerih vsaka vsebuje informacije o različnih, a povezanih temah.
Zapisi
V terminologiji baze podatkov zapis vsebuje vse informacije ali podatke o enem določenem objektu v bazi podatkov. V Excelu vsaka celica na delovnem listu vsebuje en podatek ali vrednost.
Polja
Vsak podatek v zapisu zbirke podatkov, kot je telefonska številka ali ulična številka, se imenuje polje. V Excelu posamezne celice delovnega lista služijo kot polja, saj lahko vsaka celica vsebuje eno samo informacijo o predmetu.
Imena polj
Ključnega pomena je urediti zbirko podatkov, tako da lahko razvrstite ali filtrirate podatke, da poiščete določene informacije. Dodajanje naslovov stolpcev, znanih kot imena polj, olajša vnos podatkov v enakem vrstnem redu za vsak zapis.
Vzorčna zbirka podatkov
Na zgornji sliki ima vsak študent ločeno vrstico v tabeli, ki vsebuje vse razpoložljive podatke o njem.
Vsaka celica v vrsti je polje, ki vsebuje eno informacijo. Imena polj v naslovni vrstici pomagajo zagotoviti, da podatki ostanejo organizirani, tako da so vsi podatki o določeni temi, kot je ime ali starost, v istem stolpcu za vse učence.
Excelova orodja za upravljanje podatkov
Poleg tega ima Microsoft več podatkovnih orodij, ki olajšajo delo z ogromnimi količinami podatkov, shranjenih v Excelovih tabelah, in jih ohranjajo v dobrem stanju.
Uporaba obrazca za zapise
Eno od teh orodij je podatkovni obrazec. Uporabite ga lahko za iskanje, urejanje, vnašanje ali brisanje zapisov v tabelah, ki vsebujejo do 32 polj ali stolpcev.
Privzeti obrazec vključuje seznam imen polj v vrstnem redu, kot so razporejena v tabeli, da se zagotovi, da uporabniki pravilno vnesejo zapise. Poleg imena vsakega polja je besedilno polje za vnos ali urejanje posameznih polj podatkov.
Čeprav je možno ustvariti obrazce po meri, je pogosto potrebno samo ustvarjanje in uporaba privzetega obrazca.
Odstrani podvojene zapise podatkov
Pogosta težava vseh zbirk podatkov so napake v podatkih. Poleg preprostih črkovalnih napak ali manjkajočih podatkovnih polj so lahko podvojeni zapisi podatkov zaskrbljujoči, ko se podatkovna tabela povečuje.
Še eno od Excelovih podatkovnih orodij je mogoče uporabiti za odstranitev teh podvojenih zapisov - natančnih ali delnih dvojnikov.
Razvrščanje podatkov v Excelu
Razvrščanje pomeni reorganizacijo podatkov glede na določeno lastnost, kot je razvrščanje tabele po abecedi po priimkih ali kronološko od najstarejšega do najmlajšega.
Možnosti razvrščanja v Excelu vključujejo razvrščanje po enem ali več poljih, razvrščanje po meri, na primer po datumu ali času, in razvrščanje po vrsticah, kar omogoča preurejanje polj v tabeli.
