Če prvič pravilno vnesete podatke v preglednico, se izognete poznejšim težavam in olajšate uporabo številnih Excelovih orodij in funkcij, kot so formule in grafikoni. Ta vadnica pokriva osnovne stvari, ki jih je treba in česa ne storiti pri vnašanju podatkov v programe za preglednice, kot so Excel, Google Preglednice in Open Office Calc.
Navodila v tem članku veljajo za Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel za Mac, Excel za Microsoft 365 in Excel Online.
Pregled vnosa podatkov v Excel
Excelovi delovni listi so zmogljiva analitična orodja, ki shranjujejo velike količine podatkov. Prepričajte se, da so vaši podatki prikazani in analizirani pravilno z uporabo Excelovih najboljših praks za vnos podatkov.
To so glavne stvari, ki jih morate in česa ne morate upoštevati pri uporabi Excela:
- Do načrtujte svojo preglednico.
- Ne pustite praznih vrstic ali stolpcev, ko vnašate povezane podatke.
- Naredi shranjujte pogosto in shranite na dveh mestih.
- Ne uporabljajte številk kot naslove stolpcev in ne vključujte enot s podatki.
- Ali uporabite sklice na celice in imenovane obsege v formulah.
- Ne pustite celic, ki vsebujejo formule, odklenjenih.
- Naredite razvrstite svoje podatke.
Načrtujte svojo preglednico
Ko vnašate podatke v Excel, je dobro načrtovati, preden začnete tipkati. Odločite se, kako bo delovni list uporabljen, katere podatke bo vseboval in kaj bo s temi podatki storjeno. Te odločitve bistveno vplivajo na končno postavitev delovnega lista.
Načrtovanje pred tipkanjem prihrani čas pozneje, če je treba preglednico reorganizirati, da bo učinkovitejša.
Tukaj je nekaj točk, ki jih morate upoštevati pri načrtovanju svojih Excelovih delovnih zvezkov:
- Kaj je namen preglednice?
- Koliko podatkov bo imela preglednica?
- Ali so grafikoni potrebni?
- Ali bo preglednica natisnjena?
Spodnja vrstica
Namen preglednice določa lokacijo podatkov, saj morajo biti najbolj kritične informacije vidne in lahko dostopne. Če vaši podatki zahtevajo izračune, izračuni določijo, katere formule in funkcije so potrebne in kam naj se vnesejo formule.
Koliko podatkov bo imela preglednica?
Količina podatkov, ki jih bo preglednica prvotno vsebovala in koliko jih bo vanjo dodanih kasneje, določa število delovnih listov, ki jih boste potrebovali za delovni zvezek.
Tukaj je nekaj nasvetov:
- Ne razširjajte svojih podatkov preveč. Če so podatki vsebovani v več delovnih listih, je določene informacije morda težko najti. Tudi izračuni, ki obsegajo več delovnih listov ali delovnih zvezkov, vplivajo na zmogljivost Excela.
- Za velike delovne liste prikažite pomembne skupne vrednosti stolpcev nad naslovi stolpcev in ne na dnu delovnega lista, da hitro najdete informacije o povzetku.
Ali so potrebni grafikoni?
Če bodo vsi ali del podatkov uporabljeni v grafikonu ali grafikonih, lahko to vpliva na postavitev informacij.
Upoštevajte te najboljše prakse pri uporabi grafikonov:
- Glede na vrsto grafikona bo morda treba podatke razvrstiti v skupine. Ustvarite na primer območje povzetka za tortne grafikone.
- Za velike preglednice premaknite grafikone na ločene strani, da delovni listi ne bodo prenatrpani s podatki in slikami.
Ali bo preglednica natisnjena?
Kako organizirate podatke, je odvisno od tega, kako bodo podatki natisnjeni. Ali bodo natisnjeni vsi podatki ali le nekateri? Ali bodo podatki natisnjeni v pokončni ali ležeči postavitvi?
Pri tiskanju delovnih listov upoštevajte te nasvete:
- Če je delovni list natisnjen s pokončnim pogledom na papir velikosti Letter (8,5" x 11"), postavite večino podatkov v vrstice pod nekaj stolpci. Tako so naslovi vidni na enem listu.
- Če je delovni list natisnjen na več listov, natisnite naslove stolpcev na vrhu vsake strani. Naslovi stolpcev zagotavljajo pregled nad podatki in omogočajo lažjo berljivost podatkov.
- Če je natisnjenih več stolpcev s podatki, uporabite ležečo postavitev, da bodo vsi naslovi na eni strani. Še enkrat, če potrebujete več listov, natisnite naslove stolpcev na vrhu vsake strani.
- Če delovni list vsebuje grafikone, premaknite grafikone na ločen list, preden natisnete delovni zvezek.
Ne puščajte praznih vrstic ali stolpcev pri vnašanju povezanih podatkov
Prazne vrstice ali stolpci v podatkovnih tabelah ali povezanih obsegih podatkov otežujejo pravilno uporabo več Excelovih funkcij, kot so grafikoni, vrtilne tabele in posebne funkcije.
Tudi prazne celice v vrstici ali stolpcu, ki vsebujejo podatke, lahko povzročijo težave, kot je prikazano na spodnji sliki.
Odsotnost praznih prostorov pomaga Excelu zaznati in izbrati povezane podatke pri uporabi vrste funkcij, kot je razvrščanje, filtriranje ali samodejna vsota.
Ko želite podatke razdeliti, da jih boste lažje brali, uporabite obrobe ali oblikujte naslove in oznake. Uporabite vizualne znake, kot so krepko besedilo, črte in barva celice, da ločite in označite podatke.
Upoštevajte te nasvete pri delu s podatki v vrsticah in stolpcih:
- Postavite opisni naslov na vrh prvega stolpca tabele s podatki pod njim.
- Če obstaja več kot en niz podatkov, jih navedite enega za drugim v stolpcih (od leve proti desni) z naslovom za vsak niz podatkov na vrhu.
Spodnja vrstica
Čeprav je ohranjanje povezanih podatkov skupaj bistvenega pomena, je koristno tudi ločiti nepovezane obsege podatkov. Pustite prazne stolpce ali vrstice med različnimi obsegi podatkov ali drugimi podatki na delovnem listu, tako da Excel izbere pravilne povezane obsege ali tabele podatkov.
Pogosto shranjujte
Pomembnosti pogostega shranjevanja vašega dela ni mogoče preceniti ali omenjati prepogosto. Če uporabljate spletno preglednico, kot sta Google Preglednice ali Excel Online, shranjevanje ni težava. Ti programi nimajo možnosti shranjevanja. Namesto tega se preglednice samodejno shranijo v vaš račun v oblaku s funkcijo samodejnega shranjevanja.
Za namizne programe za preglednice shranite svoje delo po dveh ali treh spremembah. Na primer, shranite, ko ste dodali podatke, oblikovali naslove stolpcev ali vnesli formulo. Vsaj vsaki dve ali tri minute shranite svoje delo.
Čeprav se je stabilnost računalnikov in računalniške programske opreme sčasoma drastično izboljšala, se programska oprema še vedno zruši, prihaja do izpadov električne energije in drugi ljudje se včasih spotaknejo ob vaš napajalni kabel in ga potegnejo iz stenske vtičnice. In ko se zgodi nesreča, izguba podatkov poveča vašo delovno obremenitev, ko rekonstruirate, kaj ste že naredili.
Excel ima funkcijo samodejnega shranjevanja, ki običajno deluje zelo dobro, vendar se nanjo ne smete popolnoma zanašati. Navadite se zavarovati svoje podatke s pogostim shranjevanjem.
Bližnjica do shranjevanja
Ni vam treba premakniti miške na trak in klikniti ikone, da shranite svoje delo. Namesto tega se navadite shranjevati s kombinacijo bližnjic na tipkovnici. Ko želite shraniti svoj delovni list, pritisnite Ctrl+ S.
Shranite na dveh mestih
Prav tako je pomembno, da svoje podatke shranite na dve različni lokaciji. Druga lokacija je rezervna. Najboljša varnostna kopija je tista, ki je na drugačni fizični lokaciji od izvirnika.
Ko shranjujete varnostno kopijo svojih delovnih zvezkov, razmislite o shranjevanju datotek v svoj račun v oblaku. Ko so delovni zvezki shranjeni v vašem računalniku in v oblaku, ne boste imeli samo varnostne kopije v oblaku, ampak je oblak zasnovan z redundantnimi varnostnimi kopijami, kar pomeni, da so vaši podatki shranjeni na več strežnikih.
Varnostno kopiranje v oblaku
Izdelava varnostne kopije še enkrat ni nujno zamudno opravilo.
Če varnost ni težava, na primer če je delovni list seznam vaših DVD-jev, je verjetno dovolj, da si kopijo pošljete po e-pošti. Če je varnost težava, je možnost shranjevanje v oblaku.
V primeru spletnih preglednic lastniki programa varnostno kopirajo svoje strežnike, kar vključuje vse uporabniške podatke. Toda zaradi varnosti prenesite kopijo datoteke v svoj računalnik.
Ne uporabljajte številk kot naslovov stolpcev in ne vključujte enot v podatke
Uporabite naslove na vrhu stolpcev in na začetku vrstic za identifikacijo vaših podatkov, naslovi poenostavijo operacije, kot je razvrščanje. Vendar ne uporabljajte številk, kot so 2012, 2013 itd., kot naslove.
Kot je prikazano na zgornji sliki, so lahko naslovi stolpcev in vrstic, ki so številke, nenamerno vključeni v izračune. Če vaše formule vsebujejo funkcije, ki samodejno izberejo obseg podatkov za argument funkcije, kot je AutoSum, bodo številke v naslovih stolpcev povzročile težavo.
Običajno bodo takšne funkcije, ki vključujejo tudi AutoMax in AutoAverage, najprej poiskale stolpce s številkami in nato pogledale na levo za vrstico s številkami. Vsi naslovi, ki so številke, bodo vključeni v izbrani obseg.
Številke, ki se uporabljajo kot naslovi vrstic, lahko zamenjate za drugo podatkovno serijo, če jih izberete kot del obsega za grafikon in ne kot oznake osi.
Oblikujte številke v celicah naslovov kot besedilo ali ustvarite besedilne oznake tako, da pred vsako številko postavite apostrof ('), na primer '2012 in '2013. Apostrof ni prikazan v celici, vendar spremeni številko v besedilne podatke.
Ohranite enote v naslovih
Ne vnašajte valute, temperature, razdalje ali drugih enot v vsako celico s številskimi podatki. Če to storite, obstaja možnost, da si bodo Excel ali Google Preglednice ogledale vse vaše podatke kot besedilo.
Namesto tega postavite enote v naslove na vrhu stolpca, da zagotovite, da so ti naslovi v besedilni obliki in ne bodo povzročali težav.
Besedilo na levi, številke na desni
Na hiter način ugotovite, ali imate besedilne ali številske podatke, tako da preverite poravnavo podatkov v celici. Besedilni podatki so privzeto poravnani na levo v Excelu in Google Preglednicah, številski podatki pa so poravnani na desno v celici.
Čeprav je to privzeto poravnavo mogoče spremeniti, je treba oblikovanje uporabiti po vnosu vseh podatkov in formul. Privzeta poravnava vam daje namig, ali so podatki na delovnem listu pravilno oblikovani.
Simboli odstotkov in valut
Najboljša praksa za vnos podatkov v delovni list je, da vnesete navadno številko in nato formatirate celico, da se številka pravilno prikaže, na primer kot odstotek ali kot valuta.
Excel in Google Preglednice prepoznajo simbole za odstotke, ki so vneseni v celico skupaj s številko. Te aplikacije sprejemajo tudi običajne simbole valut, kot je znak za dolar ($) ali simbol britanskega funta (£), če jih vnesete v celico skupaj s številskimi podatki, vendar druge simbole valut, kot je južnoafriški rand (R), se interpretira kot besedilo.
Da bi se izognili morebitnim težavam, vnesite znesek in nato formatirajte celico za valuto, namesto da vnesete simbol valute.
Uporabite sklice na celice in imenovane obsege v formulah
Tako sklice na celice kot imenovane obsege je mogoče in jih je treba uporabiti v formulah, da so formule in celoten delovni list brez napak in posodobljeni.
Sklici na celice so kombinacija črke stolpca in številke vrstice celice, kot so A1, B23 in W987. Sklici na celice določajo lokacijo podatkov na delovnem listu.
Imenovani obseg ali definirano ime je podobno sklicu na celico, saj se uporablja za identifikacijo celice ali obsega celic na delovnem listu.
Sklicevanje na podatke v formulah
Formule se v Excelu uporabljajo za izvajanje izračunov, kot sta seštevanje ali odštevanje.
Če so dejanska števila v formulah, kot so:
=5 + 3
Vsakič, ko se podatki spremenijo, morate urediti formulo. Torej, če sta novi števili 7 in 6, postane formula:
=7 + 6
Druga možnost je, da vnesete podatke v celice na delovnem listu, nato pa v formuli namesto številk uporabite sklice na celice ali imena obsegov.
Če vnesete številko 5 v celico A1 in 3 v celico A2, postane formula:
=A1 + A2
Če želite posodobiti podatke, boste spremenili vsebino celic A1 in A2, vendar ohranite formulo, kot je. Excel samodejno posodobi rezultate formule.
Ta metoda je uporabna, če delovni list vsebuje zapletene formule in ko se več formul sklicuje na iste podatke. Nato boste spremenili podatke samo na enem mestu, kar pa posodobi formule, ki se sklicujejo nanje.
Sklici na celice in imenovani obsegi prav tako naredijo delovne liste varnejše, saj ščitijo formule pred nenamernimi spremembami, hkrati pa pustijo podatkovne celice, ki se spreminjajo, dostopne.
Spodnja vrstica
Druga značilnost Excela in Google Preglednic je, da je mogoče sklice na celice ali imena obsegov vnesti v formule s kazanjem, kar vključuje klik na celico za vnos sklica v formulo. Kazanje zmanjša možnost napak, ki jih povzroči vnos napačnega sklica na celico ali napačno črkovanje imena obsega.
Uporaba imenovanih obsegov za izbiro podatkov
Če poimenujete območje povezanih podatkov, olajšate izbiro podatkov, ki bodo razvrščeni ali filtrirani.
Če se spremeni velikost podatkovnega območja, uredite imenovani obseg z upraviteljem imen.
Ne puščajte celic, ki vsebujejo formule, odklenjenih
Potem ko porabijo toliko časa, da svoje formule popravijo in uporabijo ustrezne reference celic, mnogi ljudje naredijo napako in pustijo te formule občutljive na naključne ali nenamerne spremembe.
Zaklenite celice, ki vsebujejo vaše formule, če uporabljate sklice na celice ali imenovane obsege. Po potrebi zaščitite celice z geslom, da bodo varne.
Hkrati pustite celice, ki vsebujejo podatke, odklenjene, da lahko uporabniki vnašajo spremembe in ohranjajo preglednico posodobljeno.
Zaščita delovnega lista ali delovnega zvezka je postopek v dveh korakih:
- Prepričajte se, da so pravilne celice zaklenjene.
- Zaščitite delovni list z dodajanjem gesla.
Razvrstite svoje podatke
Razvrstite svoje podatke, ko jih končate z vnosom. Delo z majhnimi količinami nerazvrščenih podatkov v Excelu ali Google Preglednicah običajno ni težava, a ko preglednica postaja večja, je delo z njo težko učinkovito.
Razvrščene podatke je lažje razumeti in analizirati. Nekatere funkcije in orodja, kot sta VLOOKUP in SUBTOTAL, zahtevajo razvrščene podatke, da vrnejo natančne rezultate.
Prav tako razvrstite podatke na različne načine, da opazite trende, ki sprva niso očitni.
Izberite podatke, ki jih želite razvrstiti
Excel mora poznati natančen obseg, ki ga morate razvrstiti, in identificira področja povezanih podatkov, če obstajajo:
- Ni praznih vrstic ali stolpcev v območju povezanih podatkov.
- Prazne vrstice in stolpci med področji povezanih podatkov.
Excel prav tako ugotovi, ali ima območje podatkov imena polj, in to vrstico izključi iz razvrščanja.
Vendar pa je dovoliti, da Excel izbere obseg za razvrščanje, lahko tvegano, zlasti pri velikih količinah podatkov, ki jih je težko preveriti.
Uporaba imen za izbiro podatkov
Za zagotovitev, da so izbrani pravilni podatki, pred začetkom razvrščanja označite obseg. Če nameravate večkrat razvrstiti isti obseg podatkov, je najboljši pristop, da mu daste ime.
Ko razvrščate imenovan obseg podatkov, vnesite ime v polje za ime ali ga izberite s povezanega spustnega seznama. Excel samodejno označi pravilen obseg podatkov na delovnem listu.
Razvrščanje skritih vrstic in stolpcev
Excel pri razvrščanju ne vključuje skritih vrstic in stolpcev podatkov, zato morajo biti te vrstice in stolpci razkriti, preden se izvede razvrščanje. Če je na primer vrstica 7 skrita v obsegu podatkov, ki bodo razvrščeni, bo ostala kot vrstica 7 in ne bo premaknjena na pravilno mesto v razvrščenih podatkih.
Enako velja za stolpce podatkov. Razvrščanje po vrsticah vključuje preurejanje stolpcev podatkov, vendar če je stolpec B pred razvrščanjem skrit, bo po razvrščanju ostal kot stolpec B.
Shrani številke kot številke
Preverite, ali so vse številke oblikovane kot številke. Če rezultati niso takšni, kot ste pričakovali, stolpec morda vsebuje številke, shranjene kot besedilo in ne kot številke. Na primer, negativne številke, uvožene iz nekaterih računovodskih sistemov, ali številke, vnesene z začetnim apostrofom ('), so shranjene kot besedilo.
Ko so podatki hitro razvrščeni z gumbom A-Z ali Z-A, gre lahko kaj narobe. Če so v podatkih prazna vrstica ali prazni stolpci, bodo nekateri podatki razvrščeni, nekateri pa ne. Najlažji način, da zagotovite, da ste izbrali pravilen obseg podatkov pred razvrščanjem, je, da ga poimenujete.
Če je izbrana ena celica, Excel razširi izbiro na obseg (podobno kot če pritisnete Ctrl+ Shift+ 8 ), omejen z enim ali več praznimi stolpci in vrsticami. Nato pregleda prvo vrstico v izbranem obsegu, da ugotovi, ali vsebuje informacije o glavi ali ne.
Glave stolpcev morajo ustrezati strogim smernicam, preden jih Excel prepozna kot glavo. Na primer, če so v vrstici glave prazne celice, lahko Excel misli, da to ni glava. Podobno, če je vrstica glave oblikovana enako kot druge vrstice v obsegu podatkov, Excel morda ne bo prepoznal glave. Poleg tega, če je podatkovna tabela sestavljena iz besedila in naslovna vrstica ne vsebuje nič drugega kot besedilo, Excel ne bo prepoznal naslovne vrstice; vrstica z glavo je videti kot druga podatkovna vrstica v Excelu.
Excel razvrsti šele, ko je izbran obseg in Excel ugotovi, ali obstaja vrstica glave. Rezultati razvrščanja so odvisni od tega, ali je Excel pravilno določil obseg in določitev naslovne vrstice. Na primer, če Excel meni, da ni vrstice z glavo, je glava razvrščena v telo podatkov.
Če želite zagotoviti, da je vaš obseg podatkov pravilno prepoznan, uporabite Ctrl+ Shift+ 8bližnjica, da vidite, kaj Excel izbere. Če se ne ujema z vašimi pričakovanji, spremenite značaj podatkov v tabeli ali izberite obseg podatkov, preden uporabite pogovorno okno Sort.
Za zagotovitev pravilnega prepoznavanja naslovov uporabite Ctrl+ Shift+ 8 bližnjico za izbiro obsega podatkov, nato pa poglejte prvo vrstico. Če ima glava med tistimi, ki so izbrane v prvi vrstici, prazne celice, je prva vrstica oblikovana tako kot druga vrstica ali ste izbrali več kot eno vrstico glave, potem Excel domneva, da vrstice glave ni. Če želite to popraviti, spremenite naslovno vrstico in se prepričajte, da jih Excel prepozna.
Če vaša podatkovna tabela uporablja večvrstične glave, jih bo Excel morda težko prepoznal. Težava se poveča, ko pričakujete, da bo Excel v to glavo vključil prazne vrstice; tega preprosto ne more narediti samodejno. Lahko pa izberete vrstice, ki jih želite razvrstiti, preden izvedete razvrščanje. Z drugimi besedami, bodite natančni pri tem, kaj želite, da Excel razvrsti; ne dovolite, da Excel predpostavlja namesto vas.
Shrani datume in ure kot besedilo
Če se rezultati razvrščanja po datumu ne izkažejo po pričakovanjih, lahko podatki v stolpcu, ki vsebuje ključ za razvrščanje, vsebujejo datume ali ure, shranjene kot besedilne podatke in ne kot številke (datumi in ure so formatirani številski podatki).
Na zgornji sliki se je zapis za A. Peterson znašel na dnu seznama, ko bi glede na datum izposoje 5. november 2014 moral biti nad zapisom za A. Wilsona, ki tudi ima datum izposoje 5. november. Razlog za nepričakovane rezultate je, da je bil datum izposoje za A. Peterson shranjen kot besedilo in ne kot številka.
Mešani podatki in hitra razvrščanja
Pri uporabi metode hitrega razvrščanja z zapisi, ki vsebujejo besedilne in številske podatke, Excel ločeno razvrsti številske in besedilne podatke, tako da postavi zapise z besedilnimi podatki na dno razvrščenega seznama.
Excel lahko v rezultate razvrščanja vključi tudi naslove stolpcev in jih razlaga kot samo še eno vrstico besedilnih podatkov in ne kot imena polj za podatkovno tabelo.
Opozorila za razvrščanje
Pri uporabi pogovornega okna Razvrsti, tudi za razvrščanje v enem stolpcu, lahko Excel prikaže opozorilo, da je naletel na podatke, shranjene kot besedilo, in ponudi te možnosti:
- Razvrsti vse, kar je videti kot številka, kot številko.
- Ločeno razvrsti številke in številke, shranjene kot besedilo.
Prva možnost postavi besedilne podatke na pravilno mesto rezultatov razvrščanja. Druga možnost postavi zapise, ki vsebujejo besedilne podatke, na dno rezultatov razvrščanja, tako kot pri hitrih razvrščanjih.
