Microsoft Access – del pisarniškega paketa Microsoft 365 – ponuja robustno relacijsko zbirko podatkov namiznega razreda, ki za delovanje ne potrebuje strežnika. Accessove zbirke podatkov delujejo iz fiksne datoteke na vašem trdem disku ali v omrežni skupni rabi in ponujajo sofisticirana orodja za ustvarjanje tabel, poizvedb, obrazcev in poročil.
Kako začeti in pomembni pogoji v Accessu
Zaženite Microsoft Access. V meniju Ustvari izberite Tabela. Tabela je osnovna enota za shranjevanje v bazi podatkov. Znotraj predmeta, kot je tabela, se informacije shranjujejo v kombinacijah atribut/vrednost.
Tukaj je nekaj pomembnih izrazov, ki jih morate poznati pri uporabi Accessa:
- Polja: Podatkovni elementi v tabeli, ki ustrezajo stolpcem.
- Baza podatkov: Baza podatkov je serija dobro definiranih predmetov, ki jih povežete z razmerji.
- Form: Grafični vmesnik, v katerega vnesete podatke v tabelo.
- Poizvedbe: Poizvedba destilira nekaj podnabora ene ali več tabel, da pride do edinstvenega sprotnega nabora informacij.
- Zapisi: Podatkovni elementi v tabeli, ki ustrezajo vrsticam.
- Poročila: Vsebina tabele ali rezultati poizvedbe. Poročila so povzetki informacij, ki jih je mogoče natisniti.
- Tabele: Strukturirane, dobro definirane zbirke atributov. Organizacija tabele izhaja iz polj (stolpcev) in zapisov (vrstic).
Odnosi predmetov v Accessu
Vse tabele so med seboj povezane prek vrste odnosov. Microsoft Access je sistem za upravljanje relacijskih baz podatkov, kar pomeni, da uveljavlja pravila, ki urejajo, kako so podatki v eni tabeli povezani s podatki v drugi tabeli.
Kako uporabljati obrazce v Accessu
Uporabite obrazec za lažji urejen vnos zapisov v bazo podatkov. Obrazci so grafična orodja, optimizirana za podporo vnosu podatkov. Namesto dodajanja informacij v tabelo neposredno, jih bodo uporabniki vnesli v obrazec, ki je lažji za krmarjenje in branje.
Spodnja vrstica
Rezultati poizvedbe se ne ujemajo popolnoma z rezultati tabele. Namesto tega poizvedba črpa iz ene ali več tabel z uporabo naprednih pravil filtriranja in razvrščanja, da vrne rezultat, podoben tabeli, ki podaja poročilo ali strukturirano izvozno datoteko.
Poročila v Accessu
Uporabite poročilo za zajemanje rezultatov poizvedbe ali vsebine tabele in ustvarjanje berljive različice, ki jo lahko preprosto natisnete ali delite na zaslonu. Poročila povzemajo celotno ali delno vsebino tabele.
Spodnja vrstica
Microsoft Access je sprednje orodje za poročanje, ki črpa podatke iz testnih datotek, Excelovih preglednic, podatkovnih baz SQL ali Azure, Microsoft Outlooka ali desetine drugih virov informacij. Z uvozom povezanih tabel ali uvoženih virov podatkov lahko Access prosto uporabljate kot orodje za poizvedovanje in agenta za poročanje. Access podpira tudi objavljanje poročil in podatkov v drugih bazah podatkov in platformi Microsoft SharePoint.
Izhodni formati v Accessu
Večinoma informacije v Accessovi zbirki podatkov ostanejo v njej. Vendar se poizvedbe in poročila čisto izvažajo iz zbirke podatkov v formatih Excel, golo besedilo, XML, PDF ali XPS. Poleg tega Access posreduje sezname prejemnikov Microsoft Outlook in Microsoft Word.
