Ko načrtujete sestanek v Outlooku z drugo osebo ali skupino ljudi, ta prejme e-poštno sporočilo s povabilom s podrobnostmi o sestanku. Iz tega e-poštnega sporočila lahko sprejmejo ali zavrnejo povabilo na sestanek. Outlook doda sestanek v vaš Outlookov koledar, spremlja odgovore vaših udeležencev in pošlje opomnik pred začetkom sestanka.
Navodila v tem članku veljajo za Outlook za Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 in Outlook 2013.
Kako poslati povabilo na koledar v Outlooku
Takole načrtujete sestanek v Outlooku:
-
Izberite Domov tab.
Image -
Izberi Novi predmeti > Sestanek.
Druga možnost je, da pritisnete Ctrl+Shift+Q.
Image -
V povabilu na sestanek vnesite opis sestanka v besedilno polje Naslov.
Image -
V besedilno polje Required vnesite e-poštne naslove vsakega udeleženca, ki se mora udeležiti sestanka. V Outlooku 2016 in 2013 vnesite e-poštne naslove v besedilno polje To.
Če želite izbrati stike iz imenika, izberite Obvezno, Izbirno ali Za.
Image -
V besedilno polje Izbirno vnesite e-poštne naslove oseb, za katere bi se želeli udeležiti sestanka, vendar od njih tega ne zahtevajte.
Image -
Izberite začetni in končni čas sestanka.
Image -
Če želite za sestanek blokirati cel dan na koledarju, izberite Ves dan.
Image -
V besedilno polje Lokacija vnesite, kje imate sestanek.
Image -
V območje Sporočilo vnesite druge informacije, ki jih bodo vaši udeleženci morali vedeti pred sestankom, in priložite vse datoteke, za katere želite, da jih pregledajo.
Če želite vabilu na srečanje priložiti datoteko, izberite zavihek Insert, nato izberite Attach File. Če želite dodati povezavo do dokumenta v OneDrive, izberite spustno puščico Povezava.
Image -
Privzeto, ko pošljete povabilo na sestanek v Outlooku, povabilo vključuje zahtevo za odgovor in daje prejemniku možnost, da predlaga nov čas za sestanek. Če želite spremeniti te možnosti, izberite zavihek Meeting, nato izberite Možnosti odgovora
Image -
Izberi Pošlji.
Če se vaš urnik spremeni ali če morajo vaši udeleženci narediti druge načrte, prekličite srečanje ali ga prestavite.
Image
Kako pripraviti ponavljajoči se sestanek
Outlook vam omogoča tudi nastavitev ponavljajočih se sestankov. Uporabite to možnost za srečanja, ki jih nameravate ponoviti vsak teden, mesec ali drugo obdobje. Pri ponavljajočem se sestanku morate podrobnosti vnesti samo enkrat in dodal bo vse prihodnje dogodke v vaš koledar glede na interval, ki ste ga nastavili.
-
Izberite zavihek Domov, nato izberite Novi predmeti > Sestanek.
Image - V povabilo na srečanje vnesite naslov, obvezne udeležence, neobvezne udeležence, lokacijo in sporočilo, ki opisuje namen srečanja.
-
Izberite Naredi ponavljajoče se.
V Outlooku 2016 in 2013 izberite Meeting > Recurrence.
Image -
Odprlo se bo pogovorno okno Ponovitev sestanka. Vnesite začetni čas, končni čas in trajanje sestanka.
Image -
V razdelku Vzorec ponavljanja izberite, kdaj naj se srečanje ponovi. Na primer redni tedenski sestanek, ki poteka vsak ponedeljek.
Image -
V razdelku Razpon ponavljanja izberite čas, v katerem se bodo ponavljajoči se sestanki nadaljevali. Ponavljajočemu sestanku lahko naročite, naj prekliče na določen datum ali po določenem številu ponovitev. Izberite Brez končnega datuma, če ne želite, da srečanje poteče.
Image -
Izberi OK.
Image -
V povabilu na srečanje izberite Pošlji.
Image
Kako uporabiti pomočnika za načrtovanje za ustvarjanje sestanka
Če uporabljate Microsoft 365 v službi in ste uporabnik Exchangea, uporabite pomočnika za načrtovanje, da poiščete najboljši čas za načrtovanje sestanka z drugimi. Ko odprete Pomočnika za razporejanje, boste videli koledarje oseb, ki ste jih povabili na sestanek.
Če želite uporabiti pomočnika za načrtovanje, ustvarite povabilo na srečanje, izberite zavihek Sestanek > Pomočnik za načrtovanje.
Kako si ogledate sestanek v Outlookovem koledarju
Ko ustvarite ali sprejmete srečanje, se bo pojavilo na vašem Outlook koledarju glede na podatke o datumu in času. Tukaj je opisano, kako poiščete prihajajoče dogodke.
- Izberite View Switcher, nato izberite Calendar.
- Če želite najti sestanek, se pomaknite po koledarju ali uporabite iskalno polje in vnesite naslov sestanka.
-
Za ogled podrobnosti sestanka dvokliknite element koledarja.
Image -
Za ogled odgovorov izberite zavihek Tracking. Stolpec Response prikazuje, kateri udeleženci so sprejeli povabilo na sestanek in kateri se niso odzvali.
Image -
Če ste od udeleženca prejeli ustno soglasje, izberite Brez, nato izberite Sprejeto, Zavrnjeno, ali dal Tentative odgovor.
Image - Ko končate, zaprite povabilo na sestanek.
Kako dodati ljudi v obstoječe povabilo na sestanek
Lahko nastavite sestanek in nato pozneje povabite več udeležencev (na primer, če najamete drugega zaposlenega in ga želite dodati na redne sestanke osebja). Tukaj je opisano, kako povabiti nove udeležence na sestanek, ki ste ga že pripravili.
- Poiščite sestanek v svojem koledarju.
- Dvokliknite element srečanja.
-
Izberite zavihek Scheduling Assistant > Add Attendees.
Image -
V pogovornem oknu Izberite udeležence in vire izberite ime udeleženca.
Image -
Izberite Obvezno ali Izbirno, da označite, ali mora biti udeleženec na sestanku ali je njegova udeležba neobvezna.
Image -
Izberi OK.
Image -
Udeleženec je zdaj prikazan na seznamu Vsi udeleženci v pomočniku za načrtovanje.
Image -
Izberite Pošlji posodobitev.
Image
