Znati, kako primerjati dve Excelovi datoteki, je pomembno v vsakem okolju, kjer veliko ljudi spreminja isto datoteko. To je običajno v poslovnem okolju ali v primeru, ko so Excelove datoteke v skupni rabi v oblaku, kjer ima veliko ljudi dostop do spreminjanja.
Na srečo obstaja več načinov za primerjavo dveh Excelovih datotek. V nekaterih primerih lahko združite spremembe v dveh različnih Excelovih datotekah v eno samo datoteko.
Navodila v tem članku veljajo za Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel za Microsoft 365 in Excel za Mac
Kako primerjati dve Excelovi datoteki
Če imate dve Excelovi datoteki z več listi, je najlažji pristop, da naredite primerjavo celotnega delovnega lista z orodji drugih proizvajalcev.
Na spletu lahko najdete nekaj orodij, ki vam pomagajo primerjati Excelove datoteke, nekaj pa jih lahko uporabljate brezplačno. Eden od teh je Spreadsheet Compare, ki je na voljo pri SourceForge.
Prenesite in zaženite aplikacijo, ki namesti dodatek v vašo aplikacijo Excel.
Spreadsheet Compare deluje v vseh različicah Excela po Excelu 2000. Združljiv je le z operacijskim sistemom Windows.
Za uporabo primerjave preglednic za primerjavo dveh Excelovih datotek:
-
Odprite obe Excelovi datoteki, ki ju želite primerjati, in izberite meni Dodatki.
Image Naredite kopije Excelovih datotek, preden začnete s tem postopkom, da boste imeli originale, če gre kaj narobe.
-
V tem meniju so tri možnosti. Izberite Popolna primerjava.
Image -
Pojavi se okno za primerjavo preglednic, ki prikazuje datoteke v dveh poljih, imenovanih »Prvo/pred« in »Drugo/zatem«. Starejša Excelova datoteka (pred spremembami) mora biti v polju Prvi/Pred. Če ni, izberite gumb Swap, da ga postavite tja. Nato izberite Naprej
Image -
Prilagodite delovanje primerjave na naslednjem zaslonu. Spremenite lahko, kje na listu se začne primerjava, ali razlikuje med velikimi in malimi črkami in kako se prepoznajo neujemanja. Izberite Naprej.
Image -
Izberite liste iz prvega delovnega zvezka, ki jih želite primerjati, in izberite Dodaj, da premaknete te liste v polje Primerjaj te delovne liste. Izberite Naprej in ponovite postopek za drugi delovni zvezek.
Image -
Preglejte nastavitve konfiguracije poročila. Če jih želite, jih spremenite in nato dvakrat pritisnite Naprej in Primerjaj za dokončanje.
Image -
Nazadnje boste videli vsak izvirni list posodobljen s spremenjenimi celicami, označenimi z rdečo. Orodje ustvari tudi tretji list s poročilom, ki prikazuje staro vrednost prečrtano in novo vrednost na njenem mestu.
Image
To orodje je zmogljiv način za primerjavo celotnih Excelovih delovnih listov in ogled hitrih rezultatov z vsemi spremembami. Lahko se pomikate in obdržite ali odstranite spremembe, ki jih želite obdržati.
Uporabi Excel za primerjavo dveh listov
Če imate posamezne delovne liste v Excelovi datoteki za primerjavo, lahko to storite na nekaj različnih načinov. Ena je uporaba formul za ustvarjanje tretje preglednice, ki prikazuje vse razlike. Drugi je s pogojnim oblikovanjem za označevanje spremenjenih celic.
Primerjaj Excelove preglednice z uporabo formul
Če imate dva lista, ki ju želite primerjati, lahko ustvarite tretji list, ki poudarja, katere celice so različne, in prikazuje razliko. To se doseže s formulo IF.
Formula IF ni uporabna za primerjavo celotnih delovnih zvezkov brez veliko dodatnega dela.
- Za začetek primerjave dveh Excelovih listov ustvarite tretji list. Označite ga z Rezultati, da boste pozneje lažje prepoznali list z rezultati.
-
V celico A2 lista z rezultati prilepite naslednjo formulo in pritisnite Enter:
=IF(List1!A2List2!A2, "List1:" & List1!A2 &"In List2:" & List2!A2, "Brez razlike")
To formulo lahko spremenite tako, da se začne v poljubni celici. Če se podatki na vašem listu začnejo v vrstici B in stolpcu 3, spremenite formulo tako, da bo namesto A2 uporabljala B3.
Image -
Ta formula primerja celico iz Sheet1 z isto celico v Sheet2. Če so celice enake, je na listu z rezultati prikazano Brez razlike. Če se razlikujejo, celica zagotavlja različne vrednosti iz vsakega lista.
Image -
Kliknite na vogal celice in povlecite miško čez list do zadnjega stolpca, ki vsebuje podatke iz drugih listov, ki jih primerjate. To zapolni primerjalno formulo do zadnjega stolpca in samodejno prilagodi sklice na celice.
Image -
Ko je ista vrstica označena, kliknite vogal zadnje celice in povlecite miško navzdol po listu do zadnje vrstice s podatki iz drugih listov, ki jih primerjate. To zapolni primerjalno formulo do zadnje vrstice in samodejno prilagodi sklice na celice.
Image -
Če se pomikate po listu, boste videli vse celice, ki se razlikujejo med Listom1 in Listom2, prikazane z vrednostmi iz vsakega lista. Preprosto se pomaknite, da prepoznate vse razlike.
Image
Uporaba formul je eden najlažjih načinov za primerjavo posameznih listov, saj vam ni treba na noben način spreminjati izvirnih listov.
Primerjaj Excelove liste s pogojnim oblikovanjem
Drug pristop k primerjavi dveh listov je uporaba pogojnega oblikovanja. Kot lahko vidite na zgornji tabeli z rezultati, je pri vseh celicah, ki uporabljajo enako oblikovanje, težko opaziti razlike med listi.
Uporaba pogojnega oblikovanja je še posebej uporabna za velike liste z veliko podatkov. Če spremenite barvo ali oblikovanje celic, ki imajo razlike, je veliko lažje prepoznati te razlike tudi na listih s številnimi vrsticami in stolpci podatkov.
Za prepoznavanje razlik lahko uporabite pogojno oblikovanje.
-
Označi vse celice na listu z rezultati. Izberite meni Domov.
Image -
Izberite Pogojno oblikovanje iz skupine Slogi in izberite Novo pravilo.
Image -
V oknu New Formatting Rule, ki se odpre, izberite Uporabite formulo za določitev celic za oblikovanje. V Format values where this formula is true polje prilepite naslednjo formulo in nato izberite Format.
=List1!A2List2!A2
Tako kot pri pristopu s formulo lahko funkcijo oblikovanja začnete v kateri koli celici. Če se vaši podatki začnejo pri B3 namesto pri A2, uredite to formulo, da namesto tega uporabite B3. Oblikovanje se bo začelo pri B3 in zapolnilo vse vrstice in stolpce spodaj in desno od njega.
Image -
Konfigurirajte oblikovanje, ki ga želite, da imajo celice, ko so med obema listoma razlike. Izberete lahko slog pisave, podčrtano, barvno in prečrtano. Izberite OK.
Image -
Oblikovanje omogoča enostavno opazovanje, kje imajo celice na obeh listih razlike.
Image
Ročna primerjava Excelovih delovnih listov
Eden preprostih in hitrih načinov za primerjavo dveh delovnih listov je, da to storite vizualno. Excel ponuja preprost način za vizualno primerjavo dveh listov enega poleg drugega.
-
V delovnem zvezku, kjer imate dva lista, ki ju želite primerjati, izberite meni Pogled. Izberite Novo okno, da odprete isti delovni zvezek v novem Excelovem oknu v ozadju.
Image -
Znova izberite meni View in kliknite View Side by Side. S tem se obe okni delovnega zvezka postavita drugo ob drugo, vsako zapolni polovico zaslona.
Image -
V enem oknu izberite list, ki ga želite primerjati. Ko se premikate po listu v oknu na eni strani, boste videli istočasno pomikanje lista v drugem oknu.
Image
Ogled drug ob drugem je še posebej uporaben v primerih, ko sta dva delovna lista večinoma enaka, vendar veste, da obstaja nekaj razlik. Sinhronizirano drsenje vam omogoča vizualno pregledovanje preglednice navzdol, da najdete te razlike.
Ogled vzporedno v Excelu 2010 in starejših
Če uporabljate starejšo različico Excela, se posamezne datoteke delovnega lista odprejo v istem oknu. Še vedno lahko uporabljate funkcijo Pogled drug ob drugem, vendar je iskanje nekoliko drugačno.
- Odpri obe datoteki v istem Excelovem oknu.
- V meniju Pogled izberite Razporedi vse, da razdelite odprte datoteke v več podoken.
- Izberite ikono Pogled eno ob drugem za ogled podoken drugo ob drugem in premikanje po obeh hkrati.
Možnosti olajšajo primerjavo dveh Excelovih datotek
Možnost, ki jo uporabljate za primerjavo podatkov v Excelu, je odvisna od količine podatkov in mesta, kjer so shranjeni. Če imate več listov v dveh različnih Excelovih datotekah, je vaša najboljša možnost uporaba dodatka drugega proizvajalca, kot je Spreadsheet Compare.
Če želite le primerjati dva ali več listov v enem delovnem zvezku, katera koli druga možnost deluje dobro. Uporabite formule in pogojno oblikovanje za velike preglednice z le nekaj majhnimi spremembami, ki jih morate najti. Uporabite vizualni vzporedni pristop, če imate dve preglednici z veliko spremembami podatkov, ki jih je lažje vizualno prepoznati.
