Kaj morate vedeti
- Račun brez Exchange: ustvarite novo predlogo e-poštnega sporočila in nato ustvarite pravilo za pošiljanje samodejnega odgovora.
- Račun Exchange: Datoteka > Informacije > Samodejni odgovori > Pošlji samodejne odgovore > sestavi sporočilo > izberi začetni in končni čas > OK.
- Na Outlook.com: Nastavitve > Ogled vseh nastavitev Outlooka > Mail > Samodejni odgovori > Vklopi samodejne odgovore > sestavi > Shrani.
Ta članek pojasnjuje, kako ustvariti sporočilo o odsotnosti za Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook za Microsoft 365 in Outlook.com, odvisno od vrste računa, ki ga uporabljate. Pojasnjuje tudi, kako ugotoviti, ali imate račun Exchange.
Kako nastaviti samodejne odgovore v Outlooku
Učinkovit samodejni odgovor o odsotnosti v Outlooku poskrbi, da ljudje, ko ste odsotni, vedo, da niste dosegljivi, kdaj se boste vrnili, in kaj naj storijo, če imajo težavo, ki jo je treba takoj rešiti pozornost.
Nastavitev za odgovor o odsotnosti v Outlooku se razlikuje glede na to, ali je vaš e-poštni račun na strežniku Microsoft Exchange ali je e-poštni račun IMAP ali POP (kot so običajne e-poštne storitve, kot sta Gmail, Yahoo Mail, in drugi).
Kako ugotoviti, ali imate račun Exchange
Če niste prepričani, ali uporabljate Outlook z računom Exchange, poglejte v vrstico stanja na dnu Outlookovega okna. Če uporabljate račun Exchange, boste v vrstici stanja videli Povezano z: Microsoft Exchange.
Ustvarite svojo e-poštno predlogo za samodejni odgovor
Če želite nastaviti samodejni odgovor v Outlooku za e-poštni račun IMAP ali POP (za Exchange, glejte več spodaj), uporabite Outlookovo funkcijo pravil. Začnite z ustvarjanjem e-poštne predloge za e-poštno sporočilo s samodejnim odgovorom, ki bo poslano prejemnikom, ko ste odsotni.
-
Izberite Novo e-poštno sporočilo.
Image -
Vnesite Zadevo za e-pošto in besedilo sporočila, ki obvešča prejemnika, da niste dosegljivi.
Sporočite prejemnikom, kdaj lahko pričakujejo osebni odgovor od vas, in bodite pozorni na to, koliko informacij razkrijete v svojem samodejnem odgovoru, ker lahko razkritje preveč informacij predstavlja tveganje.
-
Ko končate s sestavljanjem sporočila samodejnega odgovora, izberite Datoteka.
Image -
Izberite Shrani kot.
Image -
Izberite spustno puščico Shrani kot vrsto in izberite Outlook Template.
Image - Outlook privzeto uporablja zadevo predloge kot ime v besedilnem polju Ime datoteke. Spremenite to v kar koli želite, da boste vedeli, da je to datoteka s predlogo za vašo e-pošto o odsotnosti.
-
Izberi Shrani.
Image - Zaprite okno s sporočilom.
Ustvarite pravilo za samodejni odgovor odsotnosti
Naslednji korak za e-poštne račune IMAP ali POP je nastavitev Outlookovega pravila. To pravilo bo poslalo odgovor s predlogo, ki ste jo ustvarili v prejšnjem razdelku.
-
Izberi Datoteka > Informacije.
Image -
Izberite Upravljanje pravil in opozoril.
Image -
Izberite zavihek E-poštna pravila.
Image -
Pod Uporabi spremembe v tej mapi izberite e-poštni račun, za katerega ustvarjate samodejni odgovor.
V poznejšem koraku boste imeli možnost uporabiti novo pravilo za vse račune.
-
Izberite Novo pravilo.
Image -
V razdelku Začni s praznim pravilom izberite Uporabi pravilo za sporočila, ki jih prejmem.
Image - Izberi Naprej.
-
Pod 1. korak: Izberite pogoj(-e), izberite potrditveno polje Kje je moje ime v polju Za.
Pravilo samodejnega odgovora odgovori na vso dohodno pošto, če počistite vsa potrditvena polja pogojev.
Image - Izberi Naprej.
-
Pod Korak 1: Izberite dejanja, izberite potrditveno polje odgovori z uporabo določene predloge.
Image -
Pod 2. korak: Uredite opis pravila (kliknite podčrtano vrednost), izberite določeno predlogo povezavo.
Image -
Izberite spustno puščico Look In, nato izberite Uporabniške predloge v datotečnem sistemu.
Image -
Označite predlogo, ki ste jo ustvarili.
Image - Izberi Odpri.
- V pogovornem oknu Čarovnik za pravila izberite Naprej.
-
Pod Korak 1: Izberite izjemo(e), potrdite potrditveno polje razen če gre za samodejni odgovor.
Image - Izberi Naprej.
- Pod 1. korak: Določite ime za to pravilo, vnesite ime za svoje pravilo samodejnega odgovora.
-
Pod 2. korak: Nastavitev možnosti pravila izberite potrditveno polje Vklopi to pravilo, če želite aktivirati samodejni odzivnik. Če ne želite, da je samodejni odgovor zdaj aktiven, počistite potrditveno polje.
Če imate več e-poštnih računov, v katerih želite uporabiti ta samodejni odzivnik, izberite potrditveno polje Ustvari to pravilo za vse račune.
- Izberi Dokončaj.
- V pogovornem oknu Pravila in opozorila izberite OK.
Outlook pošlje samodejni odgovor na naslov vsakega prejetega e-poštnega sporočila enkrat na sejo; drugi samodejni odgovor je poslan, ko se Outlook zapre in ponovno odpre.
Kako omogočiti in onemogočiti samodejne odgovore za e-poštna računa IMAP in POP
Za e-poštne račune IMAP in POP omogočite samodejni odzivnik, kadar koli ga potrebujete. Pojdite na File > Manage Rules & Alerts > E-mail Rules, izberite potrditveno polje zraven vašega samodejnega pravilo odzivnika, nato izberite OK.
Če želite onemogočiti odzivnik, počistite potrditveno polje in izberite OK.
Samodejni odgovori za račune Microsoft Exchange
Če je vaš e-poštni račun račun Microsoft Exchange (račun Outlook.com lahko nastavite kot račun Exchange v Outlooku), lahko nastavite samodejni odgovor o odsotnosti neposredno v strežniku. Sledite tem korakom za Outlook 2019, 2016 in Outlook za Microsoft 365.
- Izberi Datoteka > Informacije.
-
Izberite Samodejni odgovori.
Image -
Izberite Pošlji samodejne odgovore. Sestavite svoj samodejni odgovor v besedilnem polju.
Če želite onemogočiti samodejni odgovor, pojdite v pogovorno okno Samodejni odgovori in izberite Ne pošiljaj samodejnih odgovorov. Samodejni odgovori se ne pošiljajo več.
- Po želji nastavite časovni okvir, v katerem želite, da je samodejni odgovor aktiven. Izberite potrditveno polje Pošlji samo v tem časovnem obdobju. Nato nastavite Začetni čas in Končni čas Samo sporočila, prejeta v tem obdobju, bodo prejela samodejni odgovor.
-
Če delate v podjetju ali organizaciji, imate morda dodatne možnosti za samodejne odgovore:
- V moji organizaciji: To sporočilo je poslano sporočilom, ki so jih prejeli od drugih znotraj istega podjetja ali organizacije kot vi.
- Zunaj moje organizacije: Sporočilo je poslano osebam zunaj vaše organizacije. Izberite potrditveno polje Samodejni odgovor osebam zunaj moje organizacije.
Samodejni odgovori so povezani z varnostnimi tveganji.
- Izberi OK.
Orodja in dodatki za samodejni odzivnik programa Outlook
Namesto da v Outlooku ročno nastavite pravilo, uporabite dodatek, kot je Mail Responder za Outlook, ali orodja, kot sta Email Responder (FreeBusy) ali Auto Reply Manager. Ta orodja so pametna pri pošiljanju le nujnih odgovorov o odsotnosti.
Če želite vzdrževati odgovore o odsotnosti bolj centralizirano na strežniku Exchange (vključno s predlogami, ki vsebujejo polja, združena z imenikom Active Directory), preizkusite Symprex Out-of-Office Manager.
Kako vklopiti samodejne odgovore na Outlook.com
Omogočanje samodejnih odgovorov na Outlook.com je preprost postopek. Funkcija ne ponuja toliko možnosti kot programska oprema Outlook, vendar je enostavna za uporabo.
-
Na strani Outlook.com Mail izberite Settings > Ogled vseh nastavitev Outlooka.
Image -
Izberi Mail > Samodejni odgovori.
Image -
Vklopite preklopnik Vklopi samodejne odgovore.
Če želite izklopiti samodejne odgovore, izklopite preklop Samodejni odgovori na.
Image - Izbirno: potrdite polje Pošlji odgovore samo v časovnem obdobju. Določite Začetni čas in Končni čas. Samodejni odgovori se pošiljajo samo v tem časovnem okviru.
-
Vnesite sporočilo, ki ga želite poslati, ko so omogočeni samodejni odgovori.
Image - Po želji izberite potrditveno polje Pošlji odgovore samo stikom, da pošljete samodejne odgovore samo osebam in e-poštnim naslovom v vaših stikih v Outlook.com.
- Izberi Shrani.
