Kaj morate vedeti
- Najprej organizirajte podatke v en Excelov list.
- Nato v Wordu izberite Mailings > Začni spajanje dokumentov > izberite vrsto. Pošiljanje > Izberite prejemnike > Uporabi obstoječi seznam > Odprite list.
- Končno združite polja v Wordu tako, da obiščete Mailings > Vstavi polje za spajanje. Izberite polje in pritisnite Insert.
Ta članek pojasnjuje, kako uporabiti funkcijo spajanja dokumentov v Microsoft Wordu in Excelu za združevanje besedila iz Wordovega dokumenta z dokumentom vira podatkov, kot je preglednica. Navodila v tem članku veljajo za Word za Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 in Word 2010.
Pripravite podatke za spajanje dokumentov
Funkcija spajanja dokumentov Word brezhibno deluje s podatki iz Excela. Čeprav lahko v Wordu ustvarite vir podatkov, so možnosti za uporabo teh podatkov omejene. Če imate podatke o poštnem seznamu v preglednici, vam ni treba znova vnesti informacij v Wordov vir podatkov.
Kateri koli Excelov delovni list lahko uporabite v Wordovi funkciji spajanja dokumentov brez posebnih priprav. Da bi se izognili napakam v procesu spajanja dokumentov, je dobro, da podatke organizirate v preglednici.
Prepričajte se, da so vse spremembe, ki jih nameravate narediti v preglednici, dokončane, preden začnete s spajanjem dokumentov. Ko se spajanje začne, lahko kakršne koli spremembe povzročijo napake pri spajanju dokumentov.
Organizirajte podatke preglednice
Organizirajte svoje Excelove podatke poštnega seznama v vrstice in stolpce. Vsako vrstico si predstavljajte kot en zapis in vsak stolpec kot polje, ki ga boste vstavili v dokument.
- Daj vse podatke na en list: Podatki poštnega seznama, ki jih nameravaš uporabiti za spajanje dokumentov, morajo biti na enem listu. Če je razpršen na več listov, združite liste ali izvedite več spajanj dokumentov. Prepričajte se tudi, da so listi jasno poimenovani, saj morate izbrati tisto, ki jo nameravate uporabiti, ne da bi si jo lahko ogledali.
- Ustvari glavo vrstico: Ustvari glavo vrstico za list, ki ga nameravaš uporabiti za spajanje dokumentov. Vrstica glave je vrstica, ki vsebuje oznake, ki identificirajo podatke v celicah pod njo. Če želite Excelu olajšati razlikovanje med podatki in oznakami, uporabite krepko besedilo, obrobe celic in senčenje celic, ki so edinstveni za vrstico glave. Prepričajte se tudi, da se glave, ki jih izberete, ujemajo z imeni polj za spajanje, kar bo tudi zmanjšalo verjetnost pojava napak.
- Pravilno oblikuj številske podatke: Prepričajte se, da so stvari, kot so ulične številke in poštne številke, pravilno oblikovane za način, na katerega bi morale biti prikazane, ko je spajanje dokumentov končano. Nepravilno oblikovanje številk lahko povzroči napake pri spajanju.
Kako določiti seznam prejemnikov spajanja dokumentov
Tukaj je opisano, kako svoj pripravljen Excelov delovni list, ki vsebuje vaš poštni seznam, povežete z Wordovim dokumentom:
-
V Wordu odprite dokument, ki ga boste uporabili kot predlogo za spajanje dokumentov. To je lahko nov ali obstoječi dokument. Izberite Mailings > Začni spajanje dokumentov.
Image -
Izberite vrsto spajanja, ki ga želite izvesti. Vaše možnosti so
- Pisma
- E-poštna sporočila
- Ovojnice
- Pisma
- Imenik
Če želite, lahko uporabite tudi čarovnika za spajanje dokumentov, da ustvarite svoje spajanje dokumentov. V tem primeru se bomo sprehodili skozi korake za ročno ustvarjanje spajanja dokumentov.
-
Nato pojdite na zavihek Mailings in izberite Izberi prejemnike > Uporabi obstoječi seznam.
Image -
Pomaknite se do in izberite Excelovo datoteko, ki ste jo pripravili za spajanje dokumentov, nato izberite Odpri.
-
Če vas Word pozove, izberite Sheet1$ > OK.
Če ima vaš Excel naslove stolpcev, izberite potrditveno polje Prva vrstica podatkov vsebuje naslove stolpcev.
Ustvarite ali uredite dokument za spajanje dokumentov
Ko je vaša Excelova preglednica povezana z dokumentom za spajanje dokumentov, ki ga ustvarjate v Wordu, je čas, da uredite svoj Wordov dokument.
Trenutno ne morete spreminjati vira podatkov v Excelu. Če želite spremeniti podatke, zaprite dokument v Wordu, preden odprete vir podatkov v Excelu.
Vstavite spojena polja v svoj dokument
V Wordu izberite Mailings > Insert Merge Field, da potegnete informacije iz preglednice v dokument. Izberite polje, ki ga želite dodati (ime, priimek, mesto, država ali drugo), nato izberite Vstavi.
Ogled dokumentov za spajanje dokumentov
Word ne prenese oblikovanja iz vira podatkov pri vstavljanju spojnih polj v dokument. Če želite uporabiti oblikovanje, kot je poševno, krepko ali podčrtano, naredite to v Wordu.
Ko si ogledujete dokument s polji, izberite dvojni puščici na obeh straneh polja, kjer želite uporabiti oblikovanje. Ko si ogledujete združene podatke v dokumentu, označite besedilo, ki ga želite spremeniti.
Vse spremembe oblikovanja se prenesejo v vse spojene dokumente, ne le v spojeni dokument, v katerem ste to spremenili.
Predogled združenih dokumentov
Za predogled združenih dokumentov pojdite na Mailings > Predogled rezultatov. Ta gumb deluje kot preklopno stikalo, tako da, če se želite vrniti na ogled samo polj in ne podatkov, ki jih vsebujejo, ga ponovno pritisnite.
Pomikajte se po združenih dokumentih z uporabo gumbov na zavihku Pošiljanje. To so od leve proti desni: Prvi zapis, Prejšnji zapis, Pojdi na zapis,Naslednji zapis in Zadnji zapis.
Preden združite dokumente, si jih predoglejte vse ali toliko, kolikor lahko, da preverite, ali je vse pravilno spojeno. Bodite posebno pozorni na ločila in presledke okoli združenih podatkov.
Dokončajte dokument za spajanje dokumentov
Ko ste pripravljeni na združitev dokumentov, imate dve možnosti:
- Tiskanje dokumentov: Spojite dokumente s tiskalnikom. Če izberete to možnost, se dokumenti pošljejo v tiskalnik brez kakršnih koli sprememb. Če želite to narediti, izberite Mailings> Finish & Merge > Print Documents.
- Urejanje posameznih dokumentov: Če morate prilagoditi nekatere ali vse dokumente (alternativa je dodati polje za opombe v viru podatkov za prilagojene opombe) ali narediti druge spremembe pred tiskanjem uredite vsak posamezen dokument. Če želite to narediti, izberite Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents
Ne glede na način, ki ga izberete, se vam prikaže pogovorno okno, v katerem lahko Wordu naročite, naj združi vse zapise, trenutni zapis ali vrsto zapisov. Izberite zapise, ki jih želite natisniti, nato izberite OK.
Če želite združiti obseg, vnesite začetno številko in končno številko za zapise, ki jih želite vključiti v spajanje, nato izberite OK.
