Ključni izsledki
- Delavci na sestankih pogosto opravljajo več nalog in možnost za to narašča, ko se sestanek povleče.
- Ni pa vsaka večopravilnost slaba in "pozitivna večopravilnost" lahko izboljša produktivnost.
- Platforme za oddaljeno delo bi lahko dodale nove funkcije, ki usmerjajo delavce k opravilom, ki so pomembna za sestanek.
Če delate na daljavo, obstaja velika verjetnost, da ste med sestankom v preteklem tednu opravljali več nalog – in skorajda niste sami.
Nov članek, ki ga je izdal Microsoft, postavlja težavo v številke. Medtem ko je bila večopravilnost redka na kratkih, majhnih sestankih, se je povečala na skoraj splošno raven na sestankih, ki so trajali več kot eno uro. Vendar to niso vse slabe novice: članek, ki se osredotoča na uporabo Microsoft Teams, predlaga več načinov, kako lahko delavci izboljšajo svojo osredotočenost.
"FocusAssist za Windows je bil že odposlan in bi lahko bil tukaj v veliko pomoč," je po elektronski pošti povedala dr. Mary Czerwinski, partnerski raziskovalec in vodja raziskav pri Microsoftu. "Načrtovanje časa osredotočenosti prek Cortane je še ena razpoložljiva možnost v Outlooku."
Kaj lahko počne delavec na daljavo?
Večopravilnost na sestanku je pogosto obravnavana kot nesramna ali kontraproduktivna in časopis je ugotovil, da se je to včasih izkazalo za resnično. Vendar pa raziskovalci zagovarjajo bolj zapleteno točko. Vsaka večopravilnost ni negativna in lahko uporabite orodja za vodenje oddaljenih delavcev do pozitivnih rezultatov.
Udeleženci so v anonimnem dnevniku podrobno predstavili prednosti pozitivne večopravilnosti. "Manj so me frustrirali sestanki, ki zame niso bili zelo koristni," je rekel eden.
Drugi so rekli, da cenijo izbiro, da so zelo pozorni, ko je to potrebno, nato pa se osredotočijo drugam, ko ni. Udeleženci so povedali, da jim je večopravilnost pomagala najti informacije, kot so sorodne datoteke ali izmenjava e-pošte, pomembne za sestanek.
… 80-minutni maraton, ki izzove stokanje, več kot šestkrat bolj verjetno spodbudi večopravilnost.
Dr. Czerwinski je dejal, da se oddaljeni delavci, ki uporabljajo Microsoft Teams ali Windows, lahko obrnejo na Focus Assist in Focus Time, da odstranijo motnje, ki niso pomembne za sestanek, in si izberejo čas, da se osredotočijo na določene naloge. Časopis daje prednost vsem orodjem, ki odrivajo zunanje zahteve po pozornosti delavcev med sestankom.
Nove, boljše funkcije v platformah za delo na daljavo bi lahko šle še dlje pri spodbujanju pozitivne večopravilnosti. Prispevek predlaga »način osredotočenosti«, specifičen za sestanek, ki delavcem pomaga pri večopravilnosti na načine, ki so pomembni za sestanek, kot je odpiranje e-pošte ali datotek v vmesniku sestanka namesto v drugem oknu ali programu. To bi spodbudilo pozitivno večopravilnost in hkrati odpravilo motnje, ki jih najdemo v drugih programih.
Raziskovalci prav tako predlagajo izboljšana orodja za dnevni red, ki delavcem omogočajo, da predčasno zapustijo sestanke ali se jim pridružijo sredi sestanka, če so pomembni le deli sestanka. S tem bi se lahko spopadli z glavnim sovražnikom vsake pozornosti: dolgimi, dolgočasnimi sestanki.
Delavci na daljavo se oglašajo na dolgih sestankih
Večopravilnost ni bila posebej pogosta, ko so bili vsi sestanki združeni: približno 30 % sestankov je vključevalo večopravilnost e-pošte in približno 24 % jih je videlo večopravilnost datotek.
Toda to se je spremenilo s trajanjem. Ni presenetljivo, da so sestanki, krajši od 20 minut, pokazali nekaj primerov večopravilnosti, vendar so se povečali s šokantno hitrostjo kot droga za sestanke.
Sestanek, ki je trajal od 20 do 40 minut, je imel skoraj dvakrat večjo verjetnost, da bodo udeleženci nagnali k drugemu delu, pri 80-minutnem maratonu, ki je povzročil stokanje, pa je bilo več kot šestkrat večja verjetnost, da bodo delavci moteni.
Bistvenega pomena je bila tudi velikost srečanja – tako kot število udeležencev. Srečanja ena na ena so najmanj spodbudila k večopravilnosti, tretja oseba pa skoraj ni spremenila rezultata. Toda potopitev v druge naloge je postala verjetna, ko se je v videoklicu pojavilo več obrazov. Večopravilnost je bila več kot dvakrat večja na sestanku z 10 ali več ljudmi.
En udeleženec je opisal sorazmerno motivacijo. "Na velikih srečanjih, kot so mestne hiše, se ponavadi ustavim in dejansko poslušam, ko se pove kaj zanimivega," je dejal udeleženec. "Preostali čas se zdi, da se sploh ne osredotočam na delo."
Podatki so vključevali še en šibkejši, a bolj presenetljiv rezultat: načrtovani sestanki so slaba novica. Načrtovani sestanek je imel približno enkrat in pol večjo verjetnost, da bo spodbudil večopravilnost kot ad hoc sestanek. Od načrtovanih sestankov so bili ponavljajoči se sestanki najbolj plodna podlaga za odvračanje pozornosti.
»Kako so načrtovani in strukturirani sestanki na daljavo, je pomembno povezano s tem, kdaj in v kolikšni meri si ljudje razdelijo pozornost,« zaključuje prispevek. Torej, preden pritisnete Pošlji na enourno povabilo na sestanek, premislite – razen če želite sodelavcem dati čas, da počistijo svojo mapo »Prejeto«.
