Kako razvrstiti podatke v Excelu

2024 Avtor: Abigail Brown | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 07:00

Ko imate velike količine podatkov, je lahko preveliko, če v delovnem zvezku niso pravilno razvrščeni. Naučite se različnih metod za razvrščanje podatkov v Excelu, da postanete bolj produktivni in olajšate upravljanje preglednic.

Navodila v tem članku veljajo za Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel za Microsoft 365, Excel Online in Excel za Mac.

Izberite podatke za razvrščanje

Preden lahko podatke razvrstimo, mora Excel poznati natančen obseg, ki ga je treba razvrstiti. Excel bo izbral področja povezanih podatkov, če podatki izpolnjujejo te pogoje:

• V območju povezanih podatkov ni praznih vrstic ali stolpcev.
• Prazne vrstice in stolpci so med področji povezanih podatkov.

Excel ugotovi, ali ima območje podatkov imena polj, in izključi vrstico iz zapisov, ki jih je treba razvrstiti. Dovoliti Excelu, da izbere obseg za razvrščanje, je lahko tvegano, zlasti pri velikih količinah podatkov, ki jih je težko preveriti.

Za zagotovitev, da so izbrani pravilni podatki, pred začetkom razvrščanja označite obseg. Če bo isti obseg razvrščen večkrat, je najboljši pristop, da mu daste ime.

Ključ za razvrščanje in vrstni red v Excelu

Razvrščanje zahteva uporabo ključa za razvrščanje in vrstnega reda. Ključ za razvrščanje je podatek v stolpcu ali stolpcih, ki jih želite razvrstiti, in je označen z naslovom stolpca ali imenom polja. Na spodnji sliki so možni ključi za razvrščanje ID učenca, ime, starost, program in mesec začetka.

Hitro razvrsti podatke

Za hitro razvrščanje izberite eno celico v stolpcu, ki vsebuje ključ za razvrščanje. Nato izberite, kako želite podatke razvrstiti. Takole:

1. Izberite celico v stolpcu, ki vsebuje ključ za razvrščanje.
2. Izberi Domov.
3. Izberite Razvrsti in filtriraj, da odprete spustni meni možnosti razvrščanja.
4. Izberite, kako želite razvrstiti podatke. Izberite naraščajoči ali padajoči vrstni red.

Ko uporabljate Razvrsti in filtriraj, se možnosti razvrščanja na spustnem seznamu spremenijo glede na vrsto podatkov v izbranem obsegu. Za besedilne podatke sta možnosti Razvrsti od A do Ž in Razvrsti od Z do A. Za številske podatke sta možnosti Razvrsti od najmanjšega do največjega in Razvrsti od največjega do najmanjšega.

Razvrsti več stolpcev podatkov v Excelu

Poleg izvajanja hitrega razvrščanja na podlagi enega stolpca podatkov vam Excelova funkcija razvrščanja po meri omogoča razvrščanje po več stolpcih z definiranjem več ključev za razvrščanje. Pri razvrščanju v več stolpcih se ključi za razvrščanje identificirajo z izbiro naslovov stolpcev v pogovornem oknu Razvrsti.

Tako kot pri hitrem razvrščanju so ključi za razvrščanje definirani z identifikacijo naslovov stolpcev ali imen polj v tabeli, ki vsebuje ključ za razvrščanje.

Primer razvrščanja po več stolpcih

V spodnjem primeru so podatki v obsegu od A2 do E12 razvrščeni v dva stolpca podatkov. Podatki so najprej razvrščeni po imenu in nato po starosti.

Za razvrščanje več stolpcev podatkov:

1. Označite obseg celic, ki jih želite razvrstiti. V tem primeru so izbrane celice od A2 do E12.
2. Izberi Domov.
3. Izberite Razvrsti in filtriraj, da odprete spustni seznam.
4. Izberite Razvrščanje po meri, da odprete pogovorno okno Razvrsti.
5. Postavite kljukico poleg Moji podatki imajo glave.
6. Pod naslovom stolpca izberite Razvrsti po puščico navzdol in na spustnem seznamu izberite Ime, da najprej razvrstite podatke po stolpcu Ime.
7. Pod naslovom Razvrsti po pustite nastavitev kot Vrednosti celic. Razvrščanje temelji na dejanskih podatkih v tabeli.
8. Pod naslovom Naročilo izberite puščico navzdol in izberite Z do A, da razvrstite podatke o imenu v padajočem vrstnem redu.
9. Izberite Dodaj raven, da dodate drugo možnost razvrščanja.
10. Pod naslovom Stolpec izberite Nato s puščico navzdol in izberite Starost, da razvrstite zapise s podvojenimi imeni po stolpcu Starost.
11. Pod naslovom Vrstni red izberite Od največjega do najmanjšega s spustnega seznama, da podatke o starosti razvrstite v padajočem vrstnem redu.
12. Izberite OK, da zaprete pogovorno okno in razvrstite podatke.

Kot rezultat definiranja drugega ključa za razvrščanje, prikazanega v spodnjem primeru, sta dva zapisa z enakimi vrednostmi za polje Ime razvrščena v padajočem vrstnem redu z uporabo polja Starost. Rezultat tega je rekord študenta Wilsona J., 21 let, pred rekordom za Wilson P., 19 let.

Prva vrstica: naslovi stolpcev ali podatki

Obseg podatkov, izbranih za razvrščanje v zgornjem primeru, je vključeval naslove stolpcev nad prvo vrstico podatkov. Ta vrstica vsebuje podatke, ki se razlikujejo od podatkov v naslednjih vrsticah. Excel je ugotovil, da prva vrstica vsebuje naslove stolpcev, in prilagodil razpoložljive možnosti v pogovornem oknu Razvrsti, da jih vključi.

Excel uporablja oblikovanje, da ugotovi, ali vrstica vsebuje naslove stolpcev. V zgornjem primeru so naslovi stolpcev drugačna pisava od podatkov v preostalih vrsticah.

Če prva vrstica ne vsebuje naslovov, Excel uporabi črko stolpca (kot je stolpec D ali stolpec E) kot izbiro v možnosti Stolpec v pogovornem oknu Razvrsti.

Excel uporablja to razliko, da ugotovi, ali je prva vrstica naslovna vrstica. Če se Excel zmoti, pogovorno okno Razvrsti vsebuje potrditveno polje Moji podatki imajo glave, ki preglasi to samodejno izbiro.

Razvrsti podatke po datumu ali času v Excelu

Poleg razvrščanja besedilnih podatkov po abecedi ali števil od največjega do najmanjšega Excelove možnosti razvrščanja vključujejo razvrščanje datumskih vrednosti. Razpoložljivi vrstni redi za datume vključujejo:

• Naraščajoče: od starejšega do najnovejšega.
• Padajoči vrstni red: od najnovejšega do najstarejšega.

Pogovorno okno Hitro razvrščanje v primerjavi z razvrščanjem

Datumi in ure, ki so oblikovani kot številski podatki, kot je Datum izposoje v zgornjem primeru, uporabljajo metodo hitrega razvrščanja za razvrščanje v enem stolpcu. Za razvrščanje, ki vključuje več stolpcev datumov ali ur, uporabite pogovorno okno Razvrsti na enak način kot razvrščanje več stolpcev številskih ali besedilnih podatkov.

Primer razvrščanja po datumu

Za hitro razvrščanje po datumu v naraščajočem vrstnem redu, od najstarejšega do najnovejšega:

1. Označite obseg celic, ki jih želite razvrstiti. Če želite slediti zgornjemu primeru, označite celice G2 do K7.
2. Izberi Domov.
3. Izberite Razvrsti in filtriraj, da odprete spustni seznam.
4. Izberite Razvrščanje po meri, da odprete pogovorno okno Razvrsti.
5. Pod naslovom stolpca izberite Razvrsti po puščico navzdol in izberite Izposojeno, da podatke najprej razvrstite po datumu izposoje.
6. Pod naslovom Razvrsti po izberite Vrednosti celic. Razvrščanje temelji na dejanskih podatkih v tabeli.
7. Pod naslovom Vrstni red izberite Od starejšega do najnovejšega s spustnega seznama.
8. Izberite OK v pogovornem oknu, da zaprete pogovorno okno in razvrstite podatke.

Če se rezultati razvrščanja po datumu ne izkažejo po pričakovanjih, lahko podatki v stolpcu, ki vsebuje ključ za razvrščanje, vsebujejo datume ali ure, shranjene kot besedilne podatke in ne kot številke (datumi in ure so samo formatirani številski podatki).

Mešani podatki in hitra razvrščanja

Če uporabljate metodo hitrega razvrščanja, če so zapisi, ki vsebujejo besedilne in številske podatke, pomešani skupaj, Excel razvrsti številke in besedilne podatke ločeno, tako da postavi zapise z besedilnimi podatki na dno razvrščenega seznama.

Excel lahko v rezultate razvrščanja vključi tudi naslove stolpcev in jih razlaga kot samo še eno vrstico besedilnih podatkov in ne kot imena polj za podatkovno tabelo.

Opozorilo o možnem razvrščanju

Če uporabite pogovorno okno Razvrsti, tudi za razvrščanje v enem stolpcu, lahko Excel prikaže sporočilo z opozorilom, da je naletel na podatke, shranjene kot besedilo, in vam ponudi možnost:

• Razvrsti vse, kar je videti kot številka, kot številko.
• Ločeno razvrsti številke in številke, shranjene kot besedilo.

Če izberete prvo možnost, poskuša Excel umestiti besedilne podatke na pravilno mesto rezultatov razvrščanja. Izberite drugo možnost in Excel postavi zapise, ki vsebujejo besedilne podatke, na dno rezultatov razvrščanja, tako kot pri hitrih razvrščanjih.

Razvrsti podatke po dnevih v tednu ali po mesecih v Excelu

Podatke lahko razvrstite tudi po dnevih v tednu ali mesecih v letu z uporabo istega vgrajenega seznama po meri, ki ga Excel uporablja za dodajanje dni ali mesecev na delovni list z uporabo ročice za polnjenje. Ti seznami omogočajo razvrščanje po dnevih ali mesecih kronološko in ne po abecednem vrstnem redu.

Kot pri drugih možnostih razvrščanja je lahko razvrščanje vrednosti po seznamu po meri prikazano v naraščajočem (od nedelje do sobote ali od januarja do decembra) ali padajočem vrstnem redu (od sobote do nedelje ali od decembra do januarja).

Na zgornji sliki so sledili naslednjim korakom za razvrščanje vzorca podatkov v obsegu od A2 do E12 po mesecih v letu:

1. Označite obseg celic, ki jih želite razvrstiti.
2. Izberi Domov.
3. Izberite Razvrsti in filtriraj, da odprete spustni seznam.
4. Izberite Razvrščanje po meri, da odprete pogovorno okno Razvrsti.
5. Pod naslovom stolpca na spustnem seznamu izberite Začetek meseca, da razvrstite podatke po mesecih v letu.
6. Pod naslovom Razvrsti po izberite Vrednosti celic. Razvrščanje temelji na dejanskih podatkih v tabeli.
7. Pod naslovom Naročilo izberite puščico navzdol poleg privzete možnosti od A do Ž, da odprete spustni meni.
8. Izberite Seznam po meri, da odprete pogovorno okno Seznami po meri.
9. V levem oknu pogovornega okna izberite Januar, februar, marec, april.
10. Izberite OK, da potrdite izbiro in se vrnete v pogovorno okno Razvrsti.
11. Izbrani seznam (januar, februar, marec, april) se prikaže pod naslovom Naročilo.
12. Izberite OK, da zaprete pogovorno okno in razvrstite podatke po mesecih v letu.

Privzeto so seznami po meri prikazani samo v naraščajočem vrstnem redu v pogovornem oknu Seznami po meri. Za razvrščanje podatkov v padajočem vrstnem redu s seznamom po meri, potem ko ste izbrali želeni seznam, tako da je prikazan pod naslovom Vrstni red v pogovornem oknu Razvrsti:

1. Izberite puščico navzdol poleg prikazanega seznama, na primer Januar, Februar, Marec, April, da odprete spustni meni.
2. V meniju izberite možnost seznama po meri, ki je prikazan v padajočem vrstnem redu, na primer december, november, oktober, september.
3. Kliknite OK za razvrščanje podatkov v padajočem vrstnem redu s seznamom po meri.

Razvrsti po vrsticah za prerazporeditev stolpcev v Excelu

Kot je prikazano pri prejšnjih možnostih razvrščanja, so podatki običajno razvrščeni z uporabo naslovov stolpcev ali imen polj. Rezultat je preurejanje celih vrstic ali zapisov podatkov. Manj znana in zato manj uporabljena možnost razvrščanja v Excelu je razvrščanje po vrsticah, ki vpliva na preurejanje vrstnega reda stolpcev od leve proti desni na delovnem listu.

Eden od razlogov za razvrščanje po vrstici je ujemanje vrstnega reda stolpcev med različnimi tabelami podatkov. Če so stolpci v istem vrstnem redu od leve proti desni, je lažje primerjati zapise ali kopirati in premikati podatke med tabelami.

Prilagodite vrstni red stolpcev

Vendar je zelo redko vzpostavitev pravilnega vrstnega reda stolpcev enostavna naloga zaradi omejitev možnosti naraščajočega in padajočega razvrščanja vrednosti. Običajno je treba uporabiti vrstni red razvrščanja po meri, Excel pa vključuje možnosti za razvrščanje po celici ali barvi pisave ali po ikonah za pogojno oblikovanje.

Najlažji način, da Excelu sporočite vrstni red stolpcev, je, da nad ali pod podatkovno tabelo dodate vrstico s številkami, ki označujejo vrstni red stolpcev od leve proti desni. Razvrščanje po vrsticah nato postane preprosta zadeva razvrščanja stolpcev od najmanjšega do največjega glede na vrstico, ki vsebuje številke.

Ko je razvrščanje končano, lahko dodano vrstico številk preprosto izbrišete.

Primer razvrščanja po vrsticah

V vzorcu podatkov, uporabljenem za to serijo o Excelovih možnostih razvrščanja, je bil stolpec ID študenta vedno prvi na levi, sledilo mu je ime in nato starost.

V tem primeru, kot je prikazano na zgornji sliki, so bile stolpcem dodane številke, da pripravijo delovni list za prerazporeditev stolpcev, tako da je stolpec Program prvi na levi, ki mu sledijo začetek meseca, ime, starost, in študentsko izkaznico.

Takole spremenite vrstni red stolpcev:

1. Vstavite prazno vrstico nad vrstico, ki vsebuje imena polj.
2. V to novo vrstico vnesite naslednje številke od leve proti desni, začenši v stolpcu A: 5, 3, 4, 1, 2.
3. Označite obseg, ki ga želite razvrstiti. V tem primeru označite A2 do E13.
4. Izberi Domov.
5. Izberite Razvrsti in filtriraj, da odprete spustni seznam.
6. Izberite Razvrščanje po meri, da odprete pogovorno okno Razvrsti.
7. Izberite Možnosti, da odprete pogovorno okno Možnosti razvrščanja.
8. V razdelku Usmerjenost izberite Razvrsti od leve proti desni, da razvrstite vrstni red stolpcev od leve proti desni na delovnem listu.
9. Izberite OK, da zaprete pogovorno okno Možnosti razvrščanja.
10. S spremembo orientacije se naslov stolpca v pogovornem oknu za razvrščanje spremeni v vrstico.
11. Izberite Razvrsti s puščico navzdol in izberite 2. vrstica. To je vrstica, ki vsebuje številke po meri.
12. Pod naslovom Razvrsti po izberite Vrednosti celic.
13. Pod naslovom Vrstni red na spustnem seznamu izberite Od najmanjšega do največjega, da razvrstite številke v 2. vrstici v naraščajočem vrstnem redu.
14. Izberite OK, da zaprete pogovorno okno in razvrstite stolpce od leve proti desni po številkah v 2. vrstici.
15. Vrstni red stolpcev se začne s programom, ki mu sledi začetek meseca, ime, starost in številka študenta.

Uporabite Excelove možnosti razvrščanja po meri za preurejanje stolpcev

Čeprav so razvrščanja po meri na voljo v pogovornem oknu Razvrsti v Excelu, teh možnosti ni enostavno uporabiti, ko gre za preurejanje stolpcev na delovnem listu. Možnosti za ustvarjanje vrstnega reda razvrščanja po meri, ki so na voljo v pogovornem oknu Sort, so razvrščanje podatkov po barvi celice, barvi pisave in ikoni.

Razen če je za vsak stolpec že uporabljeno edinstveno oblikovanje, na primer drugačna pisava ali barve celic, je treba to oblikovanje dodati posameznim celicam v isti vrstici, da bo vsak stolpec prerazporejen.

Na primer, če želite uporabiti barvo pisave za preurejanje stolpcev:

1. Izberite vsako ime polja in spremenite barvo pisave za vsako. Na primer, spremenite program v rdečo, začetek meseca v zeleno, ime v modro, starost v oranžno in številko študenta v vijolično.
2. V pogovornem oknu Razvrsti izberite Razvrsti po in izberite Vrstica 2.
3. Pod naslovom Razvrsti po izberite Barva pisave.
4. Pod naslovom Vrstni red ročno nastavite vrstni red barv imen polj, da se ujemajo z želenim vrstnim redom stolpcev.
5. Po razvrščanju ponastavite barvo pisave za vsako ime polja.