Če večino dneva porabite za delo z e-pošto, obstaja veliko načinov za učinkovitejšo uporabo Outlooka. Spremenite privzete nastavitve, da bodo ustrezale vašemu načinu dela. Uporabite eno ali dve bližnjici na tipkovnici. Nastavite filtre za avtomatizacijo opravil. In poskrbite, da Outlook deluje z največjo hitrostjo. Oglejte si naslednje nasvete in skrivnosti in povrnili si boste malo časa.
Navodila v tem članku veljajo za Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 in Outlook za Microsoft 365.
Datoteka sporočil z enim klikom
Počnite hitreje, kar počnete tako pogosto. Nastavite dejanja z enim klikom za enostavno upravljanje e-pošte.
Poenostavite pogovore
Ne zasipajte svojih e-poštnih map s sporočili, ki so citirana drugje. Ugotovite, kako uporabljati Outlook za samodejno čiščenje e-pošte. Outlook bo ta odvečna e-poštna sporočila premaknil ali izbrisal namesto vas.
Ponovno pošlji e-pošto
Znova pošljite e-poštno sporočilo v Outlooku, da ponovno uporabite njegovo vsebino, zadevo ali prejemnike, namesto da začnete s praznim sporočilom.
Naj bodo Outlookove datoteke majhne in hitre
Če želite, da je Outlook hiter, naj bo vaša glavna datoteka PST majhna. Datoteka PST je mesto, kjer Outlook shranjuje e-pošto, stike, koledarje in drugo. Eden od načinov, da ohranite majhno datoteko PST, je na primer premakniti staro pošto v ločeno arhivsko datoteko.
Nastavitev samodejnega odgovora o odsotnosti ali dopustu
Naj Outlook odgovori v tvojem imenu, ko te ni in ne bo mogel odgovoriti na tvojo e-pošto. To vam prihrani čas ne samo, ko nadoknadite zamujeno po počitnicah, ampak tudi vsak delovni dan.
Hitro premakni e-pošto v katero koli mapo
Če za mapo niste nastavili arhiviranja z enim klikom, ima Outlook še en način za hitro premikanje e-pošte v mape. Sporočila lahko prenašate na primer s tipkovnico ali priročnim gumbom na traku.
Ustvarite in uporabite e-poštne predloge
Ko sestavljate podobna sporočila različnim prejemnikom, shranite eno od teh e-poštnih sporočil kot predlogo v Outlooku za prihodnjo uporabo. Enako e-pošto ali podobno boste poslali večkrat in z zavidljivo hitrostjo.
Spremenite privzeto pisavo in velikost Outlooka
Če mislite, da je pisava, ki jo Outlook uporablja, ko sestavljate sporočilo ali berete e-pošto, preširoka, visoka, majhna, drobna, velika ali modra, jo spremenite. Ugotovite, kako nastaviti natančno pisavo, slog pisave in barvo za privzeto uporabo za e-pošto v Outlooku.
Izbriši in utišaj pogovor
Ko se znajdete, da se prebijate med e-pošto in pogovori, ki so popolnoma nepomembni, vam lahko Outlook pomaga. Ugotovite, kako z Outlookom izbrisati celoten pogovor in omogočiti, da Outlook samodejno odstrani prihodnja e-poštna sporočila v isti niti.
Samodejno filtriranje pošte enega pošiljatelja v določeno mapo
Začnite s katerim koli e-poštnim sporočilom, da nastavite Outlookov filter, ki samodejno premakne vsa prihodnja sporočila od istega pošiljatelja v določeno mapo.
Poišči sorodna sporočila
V Outlooku je iskanje vseh povezanih sporočil preprosto. Samo poiščite ime stika ali besede v vrstici z zadevo. Outlook prikaže seznam vseh sporočil, ki se ujemajo z vašimi iskalnimi izrazi.
Nastavite privzeti račun za nova e-poštna sporočila
Poskrbite, da se nova sporočila, ki jih sestavite, začnejo z najverjetnejšim e-poštnim naslovom Od, izbranim v Outlooku.
Iskanje znotraj sporočila
Želite najti nekaj v dolgi e-pošti? Ugotovite, kako uporabljati Outlook za iskanje po besedilu v e-poštnem sporočilu.
Načrtujte kasnejšo dostavo e-poštnih sporočil
Outloku lahko naročite, naj pošlje sporočilo samo na določen datum ali pozneje. To je priročno za dogodke, ki se redno pojavljajo, kot je tedenska objava sestanka.
Hitro razveljavitev izbrisa sporočila
Ste pravkar izbrisali e-poštno sporočilo v Outlooku, ki ni bilo pripravljeno za prehod v mapo Izbrisano? Tukaj je preprost način, da v trenutku dobite to e-pošto nazaj.
Nastavitev distribucijskih seznamov
Ustvarite lastne poštne sezname v Outlooku in preprosto pošljite sporočila skupinam ljudi, ne da bi morali vnesti vse e-poštne naslove.
Izbriši priloge iz sporočil
Obdrži sporočilo; izgubi svojo veliko velikost. Ugotovite, kako z Outlookom odstraniti priložene datoteke (potem ko jih shranite drugam) iz e-poštnih sporočil. Velikost vašega nabiralnika lahko precej zmanjšate.
Hitro poiščite vso pošto od pošiljatelja
Outlook poišče vsa sporočila določenega pošiljatelja in vam jih s tem nasvetom hitro prikaže.
Nastavitev mape »Vsa pošta«
Oglejte si vsa poslana, prejeta, arhivirana in shranjena e-poštna sporočila za račun na enem mestu v Outlooku.
Pošljite Outlook Highlight Mail samo vam
Ko ste edini prejemnik e-pošte, je sporočilo običajno bolj pomembno, kot če ste eden od ducata ljudi. Ugotovite, kako lahko Outlook označi sporočila, ki imajo samo vas v vrstici Za.
Urejanje prejetih e-poštnih sporočil
Namesto da e-poštna sporočila posredujete sebi ali si zapisujete drugje v Outlooku ali morda zunaj njega, lahko uredite vsako prejeto e-poštno sporočilo in dodate svoje besedilo.
Samodejno Kp: vsa pošta, ki jo pošljete
Outlook lahko pošlje kopijo vsakega sporočila, ki ga sestavite, na drug e-poštni naslov.
Razširite Outlook z dodatki, ki prihranijo čas
Dodatki, kot so ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen in Auto-Mate, lahko izboljšajo potek dela v Outlooku tako, da vam prave informacije postavijo blizu prstov, inteligentno filtrirajo in avtomatizirajo ponavljajoča se opravila.
