Microsoft Teams ponuja različna orodja za povečanje produktivnosti in izboljšanje komunikacije med zaposlenimi z besedilnim klepetom, glasovnimi in video klici, funkcijo skupne rabe datotek, spletnimi zapisi izmene in skupnimi koledarji.
Funkcija koledarja v skupni rabi Microsoft Teams omogoča članom skupine, da ustvarijo sestanke neposredno v aplikaciji Teams, določijo podrobnosti in dodajo druge člane, tako da niso le obveščeni o dogodku, temveč ga dodajo v svoje sinhronizirane Microsoft Teams tudi koledar.
Ta članek velja za aplikacije Microsoft Teams v napravah s sistemom Windows 10, iOS in Android poleg spletne različice.
Kako delujejo koledarji Microsoft Teams
Microsoft Teams je orodje za sodelovanje, zasnovano za organizacije ali skupine in je zato strukturirano z osredotočenostjo na skupino ali ekipo. Morda se boste lahko prijavili v skupino Microsoft Teams s svojim navadnim e-poštnim naslovom, vendar vam je pogosteje dodeljen e-poštni naslov podjetja, ki ga uporabljate za dostop do Teams in drugih povezanih aplikacij in storitev Microsoft 365.
Aplikacija Microsoft Teams ima en glavni koledar, ki je dodeljen vaši celotni skupini ali organizaciji. Člani skupine lahko v ta koledar dodajo sestanke ali dogodke, ki se samodejno prikažejo v koledarju za druge člane. Posameznike lahko dodate tudi na koledarske dogodke ali sestanke, če se morajo udeležiti.
Tehnično se vgrajeni (ali privzeti) koledar imenuje skupinski koledar, medtem ko so zunanji koledarji, ki so v skupni rabi znotraj Microsoft Teams, skupni koledarji. Vendar se ti izrazi pogosto zamenjujejo in razlika med njimi je zamegljena.
Dobra ideja je, da koledarje v Microsoft Teams imenujete z edinstvenimi imeni, namesto da uporabite izraze v skupni rabi ali skupine, da se izognete zmedi.
Koledarje lahko delite tudi znotraj Microsoft Teams iz Outlooka ali drugih storitev za načrtovanje, kot je Google Koledar.
Kako ustvariti dogodek v koledarju v skupni rabi Microsoft Teams
Tukaj je postopek za ustvarjanje dogodka, imenovanega srečanje v Microsoft Teams, ki ga lahko delite z drugimi člani skupine in samodejno dodate v koledar skupine.
Ta primer uporablja aplikacijo Windows 10 Microsoft Teams, vendar so ta navodila in uporabljeni meniji enaki v vseh drugih različicah.
- Odprite aplikacijo Microsoft Teams.
-
Izberi Koledar.
Image -
Kliknite Novo srečanje.
Image -
Izberite ustrezen časovni pas v spustnem meniju na vrhu zaslona.
Image Ni vam treba skrbeti, v katerem časovnem pasu so člani vaše ekipe, saj se bo čas vašega sestanka samodejno prilagodil njim.
-
Vnesite ime svojega srečanja v Polje za dodajanje naslova.
Image -
V polje Dodaj zahtevane udeležence vnesite imena oseb, ki jih želite obvestiti o dogodku. Ko začnete tipkati, se samodejno prikažejo imena, ki jih lahko izberete.
Image Če želite ta koledarski dogodek deliti z ljudmi, ki niso v vaši skupini Microsoft Teams ali morda niti ne uporabljajo Microsoft Teams, lahko to storite tako, da namesto imena vnesete njihov polni e-poštni naslov.
Kliknite Izbirno, da dodate člane skupine, za katere želite vedeti o sestanku, vendar se jim ni treba udeležiti.
Ko je sestanek ustvarjen, bo vsem povabljenim stranem poslano povabilo na njihov povezani e-poštni naslov.
-
Nato določite začetni in končni čas za vaš sestanek.
Image -
Kliknite Ne ponavlja se, da odprete meni in sestanek spremenite v reden dogodek, če se mora ponavljati. Na primer, morda boste želeli imeti ta isti sestanek vsak delavnik, tedensko ali enkrat na mesec.
Image -
Kliknite Dodaj kanal, če je vaš sestanek specifičen za določeno kategorijo znotraj nastavitve Microsoft Teams vašega podjetja. Na primer, morda ga boste želeli postaviti v vodstveni kanal, tako da samo tisti člani ekipe, ki uporabljajo ta kanal, vedo, da poteka sestanek.
Image Mnoga od teh polj lahko pustite praznih, če želite.
-
Naslednje je polje Dodaj lokacijo. Kljub svojemu imenu to dejansko ni za določanje fizične lokacije. Namesto tega je to za izbiro povezanega sobnega sistema, ki podpira Microsoft Teams, ali konferenčne telefonske naprave.
Če vaše podjetje ne uporablja takih naprav, vam ni treba skrbeti za izpolnjevanje tega polja.
Image -
V veliko polje na dnu zaslona vnesite podrobnosti za polje za sestanek, vnesite opis svojega sestanka, dnevni red sestanka ali sporočilo udeležencem.
Image -
Na koncu kliknite Pošlji. S tem boste dogodek dodali v svoj koledar Microsoft Teams in povabili tiste, ki ste jih dodali. Ko bodo odgovorili, bo dogodek samodejno dodan tudi v njihove koledarje.
Image Če v dogodek niste dodali nikogar, vam bo namesto tega prikazan gumb Shrani. To bo preprosto shranilo dogodek v vaš osebni koledar Microsoft Teams.
Kaj počne Microsoft Teams Scheduling Assistant?
Možnost Pomočnika za načrtovanje, ki je prikazana pri ustvarjanju sestanka v Microsoft Teams v računalniku, je alternativni način za ustvarjanje ali urejanje dogodka. Uporablja bolj vizualen uporabniški vmesnik, ki prikaže možnosti na levi strani zaslona in vam omogoča, da z miško izberete časovno obdobje, ki samodejno spremeni razpored.
Prava prednost pomočnika za razporejanje je, kako prikaže vse razporede članov skupine. Tako je enostavno videti, ob katerih urah in dnevih so vsi na voljo, in odpraviti težave s spraševanjem članov skupine, kateri čas jim najbolj ustreza.
Urniki bodo prikazani v pomočniku za razporejanje samo, če jih je skrbnik ali drugi uporabnik vnesel v Microsoft Teams. Če vaša organizacija ne uporablja Microsoft Teams za upravljanje urnikov, ta funkcija ne bo uporabna.
Microsoft Teams' Scheduling Assistant je popolnoma izbirno orodje, čeprav ga imajo nekateri morda raje kot privzeto možnost ustvarjanja sestanka.
Kako sprejeti povabilo koledarja Microsoft Teams
Ko ste dodani na sestanek v koledarju Microsoft Teams, bi morali skoraj takoj prejeti povabilo po e-pošti.
Ko prejmete to e-pošto, kliknite povezavo Pridruži se srečanju Microsoft Teams, da sprejmete povabilo. Odpre se aplikacija Microsoft Teams in vas doda v dogodek. Če nimate nameščenega programa Microsoft Teams, boste pozvani, da ga namestite.
Če niste prejeli povabila, preverite pri ustvarjalcu dogodka, ali je uporabil pravilen e-poštni naslov. Morda boste želeli preveriti tudi mapo z vsiljeno ali neželeno pošto.
Nekatere e-poštne storitve vas lahko pozovejo, da dodate te dogodke Microsoft Teams v njihov sistem koledarjev. To lahko storite, če želite, vendar boste vseeno morali klikniti besedilno povezavo v e-poštnem sporočilu, da sprejmete povabilo.
Kako uporabljati ustvarjanje in skupno rabo dogodkov Outlook Teams
Microsoft Teams za uporabo potrebuje Microsoftov račun. Običajno vam vaše podjetje ali organizacija zagotovi nov Microsoftov račun, ki ga lahko uporabite za dostop do Microsoft Teams in številnih drugih storitev Microsoft Office.
E-poštni naslov, povezan s tem Microsoftovim računom, je mogoče uporabiti za prijavo v Outlook in, ker se ta račun uporablja tudi za dostop do Teams, je mogoče koledarske sestanke ustvariti v Outlooku in samodejno sinhronizirati z Microsoft Teams.
Da bo to delovalo, morate uporabljati isti Microsoftov račun za Outlook in Microsoft Teams. Na primer, svojega osebnega e-poštnega računa Outlook ne morete uporabiti za ustvarjanje dogodka za delovni koledar Microsoft Teams.
To lahko storite z aplikacijami Outlook in prek spletne izkušnje, celoten postopek pa je skoraj enak, kot bi se sestali v Microsoft Teams, kot je prikazano zgoraj.
Za dostop do koledarja v Outlooku preprosto kliknite ikono Calendar na dnu levega menija. Ko je koledar odprt, kliknite na dan, da začnete postopek ustvarjanja dogodka.
Če želite, da se dogodek, narejen v Outlooku, registrira v Teams, morate aktivirati stikalo poleg Teams srečanje, , ki ga najdete poleg Poiščite sobo ali lokacijo besedilo. Če tega ne storite, se funkcija koledarja v skupni rabi Microsoft Teams ne bo aktivirala in dogodek bo preprosto osnovni dogodek v vašem urniku koledarja Outlook.
Kako dati drug koledar v skupno rabo v Microsoft Teams
Medtem ko ima Microsoft Teams lastno vgrajeno funkcijo koledarja, je možno tudi uvoziti dodatne koledarje iz Outlooka, Googla ali katere koli druge storitve za razporejanje, ki ponuja spletni naslov za svoje koledarje, ki ga je mogoče deliti.
To je lahko koristno, če vaša ekipa uporablja drugo aplikacijo ali storitev za upravljanje dogodkov zunaj ekosistema Microsoft Office.
Ta primer uporablja Google Koledar, vendar je postopek enak za druge tovrstne storitve.
- Odprite Google Koledar v spletnem brskalniku kot običajno.
-
Prestavite kazalec miške nad ime koledarja, tako da se na desni strani imena prikažejo tri pike. Kliknite tri pike, da odprete meni.
Image -
Kliknite Nastavitve.
Image -
Kliknite spletni naslov pod Javni URL do tega koledarja in pritisnite Ctrl + V, da ga kopirate v odložišče.
Image -
Odprite Microsoft Teams in pojdite v skupino ali klepet, v katerega želite dodati koledar.
Image -
Kliknite simbol + na vrhu zaslona.
Image -
Kliknite Spletna stran.
Image -
Prilepite naslov svojega koledarja v polje URL.
Image Dodate mu lahko tudi ime po meri, tako da vnesete v polje Ime zavihka in izberete, ali želite skupino opozoriti na dodajanje koledarja, tako da potrdite polje poleg Objava v kanalu o tem zavihku.
-
Kliknite Shrani.
Image Vaš koledar bo zdaj v skupni rabi znotraj Microsoft Teams in si ga bodo lahko ogledali vsi znotraj tega novega zavihka po meri.
Kako urediti srečanje Microsoft Teams
Če želite urediti srečanje Microsoft Teams, ki ste ga ustvarili ali do katerega imate dostop, ga morate samo klikniti v koledarju v aplikaciji Microsoft Teams in narediti spremembe v ustreznih poljih.
Lahko dodate ali odstranite udeležence, spremenite čas ali lokacijo ter uredite ime in opis dogodka. Samo ne pozabite klikniti Pošlji posodobitev, ko končate, da shranite spremembe.
Če se spremembe ne prikažejo za vas ali člane vaše ekipe, poskusite popolnoma zapreti aplikacijo in jo nato znova odpreti.
Dogodke Teams lahko urejate tudi v Outlooku, tako da odprete dogodek na koledarju in nato kliknete Edit.
