Imate ogromno Excelovo preglednico, ki je ne morete razumeti?
Čas je, da svoj seznam stikov organizirate v zbirko podatkov Microsoft Access. To je veliko lažje, kot si lahko predstavljate in z rezultati boste zagotovo zadovoljni. Ta vadnica vas bo korak za korakom vodila skozi celoten postopek. Če nimate lastne preglednice in želite slediti vadnici, lahko prenesete vzorčno Excelovo datoteko, uporabljeno za ustvarjanje vadnice.
Ustvarite novo zbirko podatkov Access 2013
Razen če imate obstoječo zbirko podatkov, ki jo uporabljate za shranjevanje kontaktnih podatkov, boste verjetno želeli ustvariti novo zbirko podatkov iz nič. Če želite to narediti, izberite ikono Prazna namizna zbirka podatkov na zaslonu Uvod v Microsoft Office Access. Prikazal se vam bo zgornji zaslon. Poimenujte svojo zbirko podatkov, izberite gumb Ustvari in že boste v poslu.
Začnite postopek uvoza Excel
Izberite zavihek Zunanji podatki na vrhu zaslona Access in dvokliknite gumb Excel, da začnete postopek uvoza v Excel.
Izberite vir in cilj
Nato se vam bo prikazal zgornji zaslon. Izberite gumb Prebrskaj in se pomaknite do datoteke, ki jo želite uvoziti. Ko najdete pravo datoteko, izberite gumb Odpri.
Na spodnji polovici zaslona so prikazane možnosti uvoznega cilja. V tej vadnici nas zanima pretvorba obstoječe Excelove preglednice v novo Accessovo zbirko podatkov, zato bomo izbrali Uvoz izvornih podatkov v novo tabelo v trenutni zbirki podatkov Druge možnosti na tem zaslonu vam omogočajo, da:
- Povežite svojo zbirko podatkov z Excelovim listom, tako da se spremembe v izvornem listu odražajo v zbirki podatkov.
- Uvozite podatke v obstoječo tabelo zbirke podatkov.
Ko izberete pravilno datoteko in možnost, izberite OK za nadaljevanje.
Izberi naslove stolpcev
Prepričajte se, da je polje Prva vrstica vsebuje naslove stolpcev izbrano, če ima prva vrstica preglednice imena stolpcev za podatke, kot so priimek, ime in naslov. To bo Accessu ukazalo, naj prvo vrstico obravnava kot imena in ne kot dejanske podatke, ki bodo shranjeni na seznamu stikov.
Izberite Naprej za nadaljevanje.
Ustvarite poljubne želene indekse
Indeksi baze podatkov so notranji mehanizem, ki ga je mogoče uporabiti za povečanje hitrosti, s katero lahko Access najde informacije v vaši bazi podatkov. V tem koraku lahko uporabite indeks za enega ali več stolpcev zbirke podatkov. Preprosto izberite spustni meni Indexed in izberite ustrezno možnost.
Upoštevajte, da indeksi povzročijo veliko dodatnih stroškov za vašo zbirko podatkov in bodo povečali količino porabljenega prostora na disku. Iz tega razloga želite čim manj indeksiranih stolpcev. V naši bazi podatkov bomo najpogosteje iskali po priimku naših kontaktov, zato ustvarimo indeks na tem polju. Morda imamo prijatelje z istim priimkom, zato želimo dovoliti dvojnike. Prepričajte se, da je v spodnjem delu oken izbran stolpec Priimek, nato pa v spustnem meniju Indeksirano izberite Da (Duplikati v redu).
Izberite Naprej za nadaljevanje.
Izberite primarni ključ
Primarni ključ se uporablja za enolično identifikacijo zapisov v bazi podatkov. Najlažji način za to je, da dovolite Accessu, da za vas ustvari primarni ključ. Izberite možnost Naj Access doda primarni ključ in za nadaljevanje pritisnite Naprej. Če vas zanima izbira lastnega primarnega ključa, boste morda želeli prebrati naš članek o ključih baze podatkov.
Poimenujte svojo mizo
Dostopu morate zagotoviti ime za sklicevanje na vašo tabelo. Vnesite to v ustrezno polje in izberite gumb Finish.
Ogled vaših podatkov
Videli boste vmesni zaslon z vprašanjem, ali želite shraniti korake, uporabljene za uvoz vaših podatkov. Če ne, nadaljujte in izberite Zapri.
Nato se boste vrnili na glavni zaslon baze podatkov, kjer si lahko ogledate svoje podatke tako, da preprosto dvokliknete ime tabele na levi plošči.
Čestitamo, uspešno ste uvozili podatke iz Excela v Access!
