Kaj morate vedeti
- Vnesite podatke v celice v stolpcih in vrsticah, da ustvarite osnovno bazo podatkov.
- Če uporabljate glave, jih vnesite v prvo celico vsakega stolpca.
- V zbirki podatkov ne pustite nobene vrstice prazne.
Ta članek pojasnjuje, kako ustvariti bazo podatkov v Excelu za Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel za Mac, Excel za Android in Excel Online.
Vnesite podatke
Osnovni format za shranjevanje podatkov v podatkovni bazi Excel je tabela. Ko je tabela ustvarjena, uporabite Excelova podatkovna orodja za iskanje, razvrščanje in filtriranje zapisov v bazi podatkov, da poiščete določene informacije.
Če želite slediti tej vadnici, vnesite podatke, kot je prikazano na zgornji sliki.
Hitro vnesite študentske ID
- Vnesite prva dva ID-ja, ST348-245 in ST348-246, v celice A5in A6, oziroma.
- Označite dva ID-ja, da ju izberete.
- Povlecite ročico za polnjenje v celico A13.
Ostali ID študentov so pravilno vneseni v celice A6 do A13.
Pravilno vnesite podatke
Pri vnosu podatkov je pomembno paziti na pravilnost vnosa. Razen vrstice 2 med naslovom preglednice in naslovi stolpcev pri vnašanju podatkov ne puščajte nobenih drugih praznih vrstic. Prepričajte se tudi, da ne puščate praznih celic.
Napake v podatkih, ki nastanejo zaradi nepravilnega vnosa podatkov, so vir številnih težav, povezanih z upravljanjem podatkov. Če so podatki na začetku vneseni pravilno, je večja verjetnost, da vam bo program vrnil želene rezultate.
Vrstice so zapisi
Vsaka vrstica podatkov v bazi podatkov je znana kot zapis. Ko vnašate zapise, upoštevajte te smernice:
- Ne puščajte praznih vrstic v tabeli. To vključuje, da med naslovi stolpcev in prvo vrstico podatkov ne pustite prazne vrstice.
- Zapis mora vsebovati podatke o samo eni določeni postavki.
- Zapis mora vsebovati tudi vse podatke v bazi o tem predmetu. Informacije o artiklu ne smejo biti v več kot eni vrstici.
Stolpci so polja
Medtem ko se vrstice v zbirki podatkov Excel imenujejo zapisi, so stolpci znani kot polja. Vsak stolpec potrebuje naslov za identifikacijo podatkov, ki jih vsebuje. Ti naslovi se imenujejo imena polj.
- Imena polj se uporabljajo za zagotovitev, da so podatki za vsak zapis vneseni v istem zaporedju.
- Podatki v stolpcu morajo biti vneseni v isti obliki. Če začnete vnašati številke kot števke (na primer 10 ali 20), nadaljujte tako. Ne spreminjajte se na koncu in začnite vnašati številke kot besede (na primer deset ali dvajset). Bodite dosledni.
- Tabela ne sme vsebovati praznih stolpcev.
Ustvari tabelo
Ko so podatki vneseni, jih je mogoče pretvoriti v tabelo. Za pretvorbo podatkov v tabelo:
- Označite celice A3 do E13 na delovnem listu.
- Izberite zavihek Domov.
- Izberite Oblikuj kot tabelo, da odprete spustni meni.
- Izberite modro Table Style Medium 9 možnost, da odprete pogovorno okno Oblikuj kot tabelo.
- Ko je pogovorno okno odprto, so celice od A3 do E13 na delovnem listu obdane s pikčasto črto.
- Če črtkana črta obdaja pravilen obseg celic, izberite OK v pogovornem oknu Oblikuj kot tabelo.
- Če črtkana črta ne obkroža pravilnega obsega celic, označite pravilni obseg na delovnem listu in nato izberite OK v pogovornem oknu Oblikuj kot tabelo.
Puščice spustnega menija so dodane poleg vsakega imena polja, vrstice tabele pa so oblikovane v izmenični svetlo in temno modri barvi.
Uporabite orodja za zbirke podatkov
Ko ustvarite zbirko podatkov, uporabite orodja, ki se nahajajo pod spustnimi puščicami poleg imena vsakega polja, da razvrstite ali filtrirate podatke.
Razvrsti podatke
- Izberite spustno puščico poleg polja Priimek.
- Izberite Razvrsti od A do Ž, da bazo podatkov razvrstite po abecedi.
- Ko je razvrščen, je Graham J. prvi zapis v tabeli, Wilson R pa zadnji.
Podatki filtra
- Izberite spustno puščico poleg polja Program.
- Izberite potrditveno polje poleg Izberi vse, da počistite vsa potrditvena polja.
- Izberite potrditveno polje zraven Business, da v polje dodate kljukico.
- Izberi OK.
- Vidna sta samo dva študenta, G. Thompson in F. Smith, ker sta edina dva študenta, vpisana v poslovni program.
- Za prikaz vseh zapisov izberite puščico spustnega menija poleg polja Program in izberite Počisti filter iz " Program."
Razširite zbirko podatkov
Za dodajanje dodatnih zapisov v vašo bazo podatkov:
- Postavite kazalec miške na majhno piko v spodnjem desnem kotu tabele.
- Kazalec miške se spremeni v dvosmerno puščico.
- Pritisnite in držite desni gumb miške in povlecite kazalec navzdol, da dodate prazno vrstico na dno zbirke podatkov.
-
Dodajte naslednje podatke v to novo vrstico:
Celica A14: ST348-255
Celica B14: Christopher
Celica C14: A.
Celica D14: 22
Celica E14: Znanost
Dokončajte oblikovanje baze podatkov
- Označite celice A1 do E1 na delovnem listu.
- Izberi Domov.
- Izberite Združi in centriraj za središče naslova.
- Izberite Barva polnila, da odprete spustni seznam barv polnila.
- Izberite Blue, Accent 1 s seznama, da spremenite barvo ozadja v celicah A1 do E1 v temno modro.
- Izberite Barva pisave, da odprete spustni seznam barv pisave.
- Izberite White s seznama, da spremenite barvo besedila v celicah A1 do E1 v belo.
- Označite celice A2 do E2 na delovnem listu.
- Izberite Barva polnila, da odprete spustni seznam barv polnila.
- Izberite Blue, Accent 1, Lighter 80 s seznama, da spremenite barvo ozadja v celicah A2 do E2 v svetlo modro.
- Označi celice A4 do E14 na delovnem listu.
- Izberite Center za sredinsko poravnavo besedila v celicah A14 do E14.
Funkcije baze podatkov
Sintaksa: Dfunkcija(Database_arr, Field_str|num, Criteria_arr)
Kjer je funkcija D eno od naslednjega:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Vrsta: zbirka podatkov
Funkcije zbirke podatkov so priročne, ko se Google Preglednice uporabljajo za vzdrževanje strukturiranih podatkov, kot je zbirka podatkov. Vsaka funkcija baze podatkov, Dfunkcija, izračuna ustrezno funkcijo na podmnožici obsega celic, ki velja za tabelo baze podatkov. Funkcije baze podatkov sprejmejo tri argumente:
- Database_arr je obseg, vdelana matrika ali matrika, ustvarjena z matričnim izrazom. Strukturiran je tako, da je vsaka vrstica za vrstico 1 zapis zbirke podatkov, vsak stolpec pa polje zbirke podatkov. Vrstica 1 vsebuje oznake za vsako polje.
- Field_str|num označuje, kateri stolpec (polje) vsebuje vrednosti za povprečje. To je lahko izraženo kot ime polja (besedilni niz) ali številka stolpca, kjer bi bil skrajni levi stolpec predstavljen kot 1.
- Criteria_arr je obseg, vdelano polje ali polje, ustvarjeno z izrazom polja. Strukturiran je tako, da prva vrstica vsebuje imena polj, za katera bodo uporabljeni kriteriji, naslednje vrstice pa vsebujejo pogojne teste.
Prva vrstica v kriterijih določa imena polj. Vsaka druga vrstica v kriterijih predstavlja filter, nabor omejitev za ustrezna polja. Omejitve so opisane z zapisom Poizvedba za primerom in vključujejo vrednost za ujemanje ali primerjalni operator, ki mu sledi primerjalna vrednost. Primeri omejitev so: "čokolada", "42", ">=42" in " 42". Prazna celica pomeni, da ni omejitve za ustrezno polje.
Filter se ujema z vrstico baze podatkov, če so izpolnjene vse omejitve filtra (omejitve v vrstici filtra). Vrstica zbirke podatkov (zapis) izpolnjuje merila, če se ji ujema vsaj en filter. Ime polja se lahko pojavi več kot enkrat v obsegu meril, da se omogoči več omejitev, ki veljajo hkrati (na primer temperatura >=65 in temperatura <=82).
DGET je edina funkcija zbirke podatkov, ki ne združuje vrednosti. DGET vrne vrednost polja, določenega v drugem argumentu (podobno kot VLOOKUP), le če se točno en zapis ujema s kriterijem; v nasprotnem primeru vrne napako, ki nakazuje, da ni ujemanj ali več ujemanj.
