Kako uporabljati SharePoint

2024 Avtor: Abigail Brown | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 07:00

SharePoint je platforma za sodelovanje z drugimi člani ekipe ali skupine. V tem članku vas bomo vodili skozi ustvarjanje funkcionalnih in sodelovalnih spletnih mest za sodelavce in prijatelje, nalaganje in skupno rabo dokumentov ter dodajanje gradnikov na strani mesta SharePoint.

Kako ustvariti SharePointovo mesto

Potrebovali boste nekaj stvari, preden boste lahko ustvarili svoje spletno mesto:

• Dostop do poslovnega računa Microsoft 365, saj SharePoint ni vključen v potrošniške račune.
• Skrbnik za ustvarjanje vašega spletnega mesta. Če niste skrbnik, prosite skrbnika, da vam ustvari spletno mesto.

Ustvarjanje mesta SharePoint:

1. Prijavite se v Microsoft 365 kot skrbnik, nato izberite SharePoint v meniju z aplikacijami.

   

2. Izberite Stran v levem navpičnem podoknu, nato izberite Ustvari spletno mesto.

3. Izberite Spletno mesto skupine v pogovornem oknu.

   Spletna mesta za komuniciranje se uporabljajo predvsem za objavljanje obvestil in druge vsebine.

4. Izberite začetni dizajn za svoje spletno mesto, ki se ujema z vašo ostalo vsebino. Ne skrbite: začetno vsebino lahko kadar koli prilagodite pozneje.

5. Vnesite podrobnosti svojega mesta, vključno z imenom in opisom.
6. Izberite Finish za dokončanje nastavitve. SharePoint deluje v ozadju, da ustvari spletno mesto, in ves čas boste videli njegov napredek.

Ko nastavite svoj prostor, boste imeli nekaj razpoložljivih funkcij takoj po izdelavi, vključno z:

• Pogovori: Zasebne oglasne deske za vašo skupino.
• Dokumenti: Tukaj delite datoteke ter odjavljate in odjavljate datoteke.
• Beležnica OneNote: Vaši soigralci lahko sodelujejo s tem zvezkom OneNote z ustvarjanjem in dodajanjem vsebine stranem.
• Strani spletnega mesta: spletne strani po meri za vašo ekipo ali skupino.

Kako uporabljati SharePointove knjižnice dokumentov

Skupna raba datotek z uporabo knjižnice dokumentov je običajna na SharePointovih mestih. Knjižnice dokumentov vsebujejo mape in datoteke, ki si jih lahko ogledate in urejate. Za uporabo knjižnice dokumentov:

1. Izberite Dokumenti v levem navpičnem podoknu.

   

2. Izberite Novo za dodajanje novih elementov, kot so mape ali datoteke Microsoft Office. Druga možnost je, da povlecite in spustite druge datoteke v trenutno mapo knjižnice; ni nujno, da so Officeove datoteke.

   

3. Izberite datoteko Microsoft Office, da jo odprete v ustrezni aplikaciji. Če izberete datoteko, ki ni Office, naredite eno od treh stvari:

   • Odpre ga za predogled, če je v spletu prijazni obliki (na primer slika ali PDF).
   • Odpre se v ustrezni aplikaciji, če uporabljate Windows (Windows ve, kako se pogovarjati s SharePointom).
   • Prenese ga v vaš računalnik, da ga lahko odprete z ustreznim programom.

   

4. Medtem ko vam sodobne spletne aplikacije omogočajo sočasno urejanje datoteke s kolegom, imate še vedno možnost, da datoteko "odjavite" v SharePointu, da drugim preprečite delo z datoteko, medtem ko delate na njej.

   Izberite datoteko, ki jo želite prevzeti, nato na spustnem seznamu izberite Prevzemi. Če odjavite datoteko, preprečite, da bi kdor koli shranil novo različico datoteke, medtem ko delate na njej. Drugi uporabniki lahko še vedno prenesejo kopijo in delajo na njej, vendar ne morejo ustvariti nove različice, dokler je ne shranite in znova preverite.

   

Kako ustvariti strani mesta SharePoint

Strani mesta SharePoint vam omogočajo ustvarjanje spletnih strani, ki vključujejo besedilne in grafične informacije. Razlika med stranmi mesta SharePoint in običajnimi stranmi spletnega mesta je v tem, da si jih lahko ogledajo samo prijavljeni člani vaše ekipe SharePoint. Strani spletnega mesta so vaš zasebni internet.

Ustvarjanje novih strani na vašem mestu SharePoint:

1. Izberite Strani v levem navpičnem podoknu.

   

2. Izberite Novo, nato izberite med vrstami strani:

   • Wiki stran: Strani, ki vključujejo ideje, pravilnike, smernice, najboljše prakse in več za skupino. Skupina SharePoint lahko uporablja strani Wiki za dostop do povezav do vseh vrst informacij o podjetju.
   • Stran s spletnimi deli: Vnaprej določene postavitve, ki vam omogočajo vstavljanje vseh vrst pripomočkov v slogu nadzorne plošče na strani vašega spletnega mesta.
   • Stran spletnega mesta: Prazne strani, ki jih ustvarite, začenši z naslovom.
   • Povezava: dodajte povezavo do spletnega mesta.

   

3. Ko je stran ustvarjena, se odpre za urejanje. Začnite tako, da mu date ime. Dodatna vsebina je na voljo v obliki spletnih gradnikov, ki jih obravnavamo v naslednjem razdelku.

   

4. Izberite Objavi v zgornjem desnem delu zaslona, da bodo vaše spremembe na voljo sodelavcem.

   

5. Izberite Pages v levem navpičnem podoknu za ogled vaših strani.

6. Če želite urediti obstoječe strani, odprite stran in v levem podoknu izberite Edit.

   

Kako dodati spletne gradnike SharePointovim stranem

Ena najboljših SharePointovih funkcij je »Spletni del« ali funkcija gradnikov. Tudi če želite dodati samo besedilo in grafiko, boste morali najprej dodati spletni gradnik, ki bo vseboval vsebino. Spletni deli lahko vključujejo stvari, kot so viri novic, imenik članov ekipe ali seznami nedavnih dejavnosti na spletnem mestu.

Če ste ustvarili stran, ji lahko tukaj dodate spletne gradnike:

1. Izberite Pages v levem navpičnem podoknu, nato izberite stran za urejanje in izberite Edit.

2. Izberite znak plus (+) za dodajanje spletnih gradnikov na stran.

   

3. Pojavni meni prikaže seznam razpoložljivih spletnih gradnikov. Brskajte po celotnem seznamu ali iščite po ključnih besedah. Ko izberete spletni gradnik, je dodan na stran.

   

4. Konfigurirajte spletni gradnik. Če na primer dodate spletni del Galerije slik, izberite Dodaj slike, da izberete slike za prikaz.

   

5. Izberite Objavi, da bodo vaše spremembe na voljo sodelavcem.

Čeprav se domača stran samodejno ustvari za vas, je še vedno stran, ki jo lahko napolnite s spletnimi deli.

Namestitev in uporaba aplikacije Tasks

Stvari postanejo zanimive, ko na svoje spletno mesto dodate aplikacije. Aplikacije presegajo funkcionalnost spletnih gradnikov in vključujejo stvari, kot so spletni dnevniki ali seznam po meri, ki je lahko majhna zbirka podatkov.

Ogledali si bomo aplikacijo Tasks, ki vam omogoča, da nastavite opravila za svoje člane ekipe, dodelite opravila in nato sledite njihovemu dokončanju.

Če želite dodati aplikacijo Opravila na svoje mesto SharePoint:

1. Na domači strani mesta SharePoint izberite Novo, nato izberite App.

2. Izberite Opravila.

   

3. V levem meniju izberite Vsebina mesta, da si ogledate aplikacijo Opravila in začnete delegirati.

   

Kdo naj uporablja SharePoint?

Ekipe podjetij večino časa uporabljajo SharePoint. Obstaja pa veliko scenarijev, ki niso povezani s poslovanjem, kjer je SharePoint koristen, na primer:

• Športne ekipe lahko uporabijo koledar za objavo razporeda tekem in lahko uporabijo knjižnico dokumentov za shranjevanje videoposnetkov tekem.
• Knjižni klubi lahko objavijo povezave do knjige, ki bo izšla naslednji teden, medtem ko lahko pisateljske skupine gostijo kritike, prispevke in komentarje.
• Skupine prostovoljcev, ki načrtujejo projekt obnove, lahko ustvarijo načrt z nalogami in časovnico.
• Soseska, ki izvaja razprodajo na dvorišču, lahko objavi obvestila o novih udeležencih ali navede predmete in cene v skupni datoteki Excel v knjižnici dokumentov.

Zgornji scenariji so možni z drugimi aplikacijami in storitvami, vendar SharePoint združuje vse na enem mestu z vmesnikom, ki je podprt v sistemih Windows, macOS in Linux.

Kje prenesti SharePoint

Prenesite aplikacijo SharePoint za Android iz trgovine Google Play ali prenesite aplikacijo SharePoint za iOS iz trgovine App Store. Poleg tega lahko uporabite aplikacije Microsoft Office, kot so Word, Excel in PowerPoint, da odprete datoteke neposredno iz SharePointa, tako da je prenos in nalaganje hiter.