Izguba pomembnih dokumentov, za ustvarjanje katerih ste porabili toliko časa, je frustrirajoča, še posebej, če ste kot večina uporabnikov, ki ustvarjajo dokumente neposredno v računalniku in nimajo prednosti ročno napisane kopije.
Tukaj je šest načinov, kako zaščititi svoje besedilno obdelane dokumente.
Nikoli ne shranjujte svojih dokumentov na pogon OS
Medtem ko večina urejevalnikov besedil shranjuje vaše datoteke v mapo Moji dokumenti, je to najslabše mesto zanje. Ne glede na to, ali gre za virus ali napako programske opreme, večina računalniških težav vpliva na operacijski sistem in pogosto je edina rešitev ponovno formatiranje pogona in ponovna namestitev operacijskega sistema. V tem primeru bo vse na disku izgubljeno.
Namestitev drugega trdega diska v vaš računalnik je razmeroma poceni način za rešitev te težave. Drugi notranji trdi disk ne bo prizadet, če je operacijski sistem poškodovan, in ga lahko celo namestite v drug računalnik, če morate kupiti novega.
Če ste skeptični glede namestitve drugega notranjega pogona, je zunanji trdi disk odlična možnost. Zunanji pogon lahko kadar koli priključite na kateri koli računalnik tako, da ga priključite na vrata USB ali FireWire. Številni zunanji pogoni imajo tudi dodatno prednost varnostnega kopiranja z enim dotikom ali načrtovanega varnostnega kopiranja; določite mape in urnik, programska oprema pa poskrbi za ostalo.
Spodnja vrstica
Shranjevanje datotek na drugo mesto kot vaš operacijski sistem ni dovolj; ustvariti morate redne varnostne kopije svojih datotek. Povečajte svoje možnosti, da boste lahko pridobili datoteko, tako da naredite drugo varnostno kopijo. Če so podatki pomembni, razmislite o shranjevanju varnostne kopije v ognjevarnem trezorju.
Pazite na e-poštne priloge
Tudi če ste prepričani, da ne vsebujejo virusov, lahko e-poštne priloge povzročijo izgubo podatkov. Če na primer prejmete dokument z enakim imenom kot dokument na vašem disku in je vaša e-poštna programska oprema nastavljena za shranjevanje prilog na isto mesto, tvegate, da boste prepisali datoteko, ki je že tam. To se pogosto zgodi, ko sodelujete pri dokumentu in sodelavci pošiljajo posodobitve po e-pošti.
Nastavite svoj e-poštni program, da shranjuje priloge na edinstveno mesto, ali, razen tega, dvakrat premislite, preden shranite e-poštno prilogo na trdi disk.
Pazite na uporabniško napako
Izkoristite zaščitne ukrepe, vključene v vaš urejevalnik besedil, kot so funkcije za ustvarjanje različic in sledenje spremembam. Uporabniki pogosto izgubijo podatke, ko urejajo dokument in pomotoma izbrišejo dele. Ko je dokument shranjen, se spremenjeni ali izbrisani deli izgubijo, razen če ste omogočili funkcije, ki namesto vas shranjujejo spremembe.
Če se ne želite ukvarjati z naprednimi funkcijami, uporabite tipko F12, preden začnete delati, da shranite datoteko pod drugim imenom. Ni tako organizirana kot nekatere druge metode, vendar je uporabna metoda.
Pojdi v oblak
Shranjevanje datotek in njihovih varnostnih kopij v oblaku postaja vse pogostejše. Shramba v oblaku ponuja številne prednosti, kot so velikodušna dodelitev prostora, enostavna uporaba, dostop od koder koli ste in katero koli napravo uporabljate ter zanesljivost.
Storitve za shranjevanje v oblaku varnostno kopirajo svoje strežnike, tako da obstaja dvojna plast zaščite za tako shranjene datoteke. Zaradi teh razlogov je shranjevanje v oblaku vse bolj najboljša možnost za večino ljudi.
Na voljo je več običajnih brezplačnih možnosti:
- Google Drive ponuja 15 GB z vsakim Google Računom.
- Uporabniki Maca prejmejo 5 GB z iCloudom, ki je vgrajen v vsako napravo Apple.
- Microsoft zagotavlja 5 GB prostora z OneDrive, ki je priložen računom Microsoft 365 in Xbox.
Če potrebujete več prostora za shranjevanje, zgornje storitve ponujajo plačljive možnosti, tako kot druga podjetja za shranjevanje v oblaku.
Hranite tiskane kopije svojih dokumentov
To vam ne bo preprečilo, da bi morali znova vnašati in oblikovati svoj dokument, vendar boste obdržali natisnjeno kopijo pomembnega dokumenta vsaj zagotovilo, da imate vsebino datoteke, kar je bolje, kot da nimate ničesar.
